秘書の仕事ってどうなの?年収や必要なスキル・転職方法まとめ

秘書への転職

秘書は、事務系のなかでも人気の高い職種のひとつです。憧れる人はたくさんいますが、秘書として就職するために、どんな資格やスキルが必要なのかについてはあまり知られていません。

今回は秘書の仕事内容や、仕事を通して身につくスキルなどについて詳しくご紹介します。

秘書の仕事内容とは?

秘書の職務をひと言で表すなら、上司のサポート役であり女房役です。スケジュールの調整や管理を行い、上司の仕事がスムーズに進むようにあらゆる手助けを秘書が行います。

社長、専務、役員など企業のトップの人たちは、重要な業務につねに追われています。それらを整理、管理し、自分の上司が仕事に集中できるように業務を整理するのが秘書の役目です。

どのような上司の下に配属されるかは、会社によって異なります。社長や会長をはじめ、役員クラスなどの重職にある人のところに秘書は通常は配置されます。政治家の事務所や法律事務所でも秘書は必要ですし、病院でも秘書を置くこともあります。

秘書の仕事内容はじつにさまざまです。外部からの電話や来客への対応、接待、車の手配、会議室の準備などを秘書は日常的に行います。

秘書の代表的な業務を次にみていきましょう。

電話への応対

上司あての電話に、最初に応対するのは秘書の仕事です。上司の負担を軽減するため、要件に合わせた応対をするのが秘書の役目です。

簡単な内容であれば秘書がその場で返答します。重要な要件の場合のみ、秘書は上司にその電話を取り次ぎます。

郵便・メールの処理

上司あてに届いた郵便物やメールをチェックするのも秘書の役目です。報告すべきもの、自分の裁量で返答できないと思われるものを選別し、それらを上司のもとへ届けます。

簡単なものであれば、秘書が自分の判断で返信することもあります。

スケジュール調整と管理

社内や外部の担当者と連絡を取り合い、上司のスケジュールを調節して、会議や会合の予定を整えます。その場合に必要な資料を、前もって揃えておくのも秘書の役目です。

そのほか上司が移動する際の飛行機チケットの手配、車やレストランの予約なども秘書が行います。必要があれば、秘書も上司に同行します。

来客への応対

上司のもとへ来客があった場合、応接室へのご案内やお茶出しなどを秘書が担当します。

上司の求めがあれば、接客の場に秘書が同席することもあります。

文書作成や資料の用意

会合や会議に必要な資料を作成し、上司のために揃えておくのも秘書の仕事です。

郵送用やメール用に、ビジネス文書を作成することもあります。

その他の庶務的業務

上司の交友に関する、あらゆる業務を秘書は代行します。お中元、お歳暮をはじめ、慶弔関連行事で電報や花の手配を秘書がしたりします。行事の際には秘書が上司のために代理出席をすることもあります。

上司の執務室の清掃、机周りの整備などを行うのも秘書の業務のひとつです。

秘書の中心的な業務は庶務的なものです。ですが外資系企業などでは、上司に対して秘書が発言権を認められるケースもあります。

高い事務処理能力が必要

上司のために、あらゆる情報の窓口になるのが秘書の役目です。情報収集用にパソコンを使いこなせるスキルは当然必要ですし、接客や電話の応対をするためのビジネスマナーも求められます。

スケジュール調整のために、秘書は社内のどんな部署とも連絡を取ることがあります。企業の仕組みや事情について精通しておくのも秘書の務めのひとつです。

外資系企業や、海外と取引の多い企業などでは、英語で電話を受けたり接客をしたりしなければいけないこともあります。

こうした企業に勤務するのであれば、英会話など複数の外国語に堪能であることも秘書には求められるでしょう。

企業や上司によって秘書の仕事は変わる

秘書の一般的な業務はここまで説明した通りです。とはいえ秘書が引き受ける仕事の範囲はとても広く、これらの範囲を超えることはめずらしくありません。

また企業や配属先の上司によって、秘書の仕事の内容も変わるものだということは覚えておきましょう。

基本的なオフィス内業務だけを秘書に求める上司もいれば、どこへ行くにも秘書に同行を求める上司もいます。配属されたらまずは上司の方針や性格を探り、それに合わせた柔軟な対応をすることが大切です。

秘書として勤めるには、必要とされる一般的なスキルを磨くと同時に、幅広い対応力を身につけるように努める必要があります。

2種類の秘書がある:グループ秘書と個人秘書

秘書の雇用形態には、グループ秘書と個人秘書とがあります。

一般の国内企業でよく採用されるのはグループ秘書という形態です。この場合、1人で役員をサポートするのではなく、何人かの秘書がチームとなって役員陣をサポートします。こうしたタイプの秘書は、秘書課や秘書室などに配属されます。

役員陣が膨大な仕事を引き受けなければいけない企業などでは、数人でチームを組ませるグループ秘書が採用されることが多いです。

個人秘書は、法律事務所や大学研究室、外資系企業などでよく採用される雇用形態です。通常は1人の上司の下に配属され、そのスケジュール管理を中心とした業務を行います。

法律事務所や大学教授の下で個人秘書として勤務するには、専門性の高い分野で事務処理ができるスキルも求められます。

秘書になるために必要な資格・スキル

秘書として採用されるために、とくに必要な資格はありません。ただ採用試験で自分の適性をアピールするために、もっていると有利になる資格やスキルはあります。

たとえば2級以上の秘書検定やビジネス実務マナー検定をもっていれば、これらは履歴書にぜひ書くといいでしょう。

こうした検定を取得しているということは、それだけで秘書に求められる基本的なマナーを身につけていることになるからです。

また次のようなスキルがあれば、採用時に有利になる可能性があります。

パソコンでひと通りの業務ができる

秘書の仕事をするうえでパソコンスキルは必須です。

専門性の高い能力は必要ではありませんが、文書や資料作成などの能力は日常的に求められます。

正確なビジネスメールを作成できるスキルも必要です。

コミュニケーション能力が高い

秘書とは、上司の窓口となる職務です。社内、社外を含め、上司をとりまく人々と緊密かつスムーズなコミュニケーションをとることが秘書には求められます。

必要な情報を速やかに上司に伝えられるように、ほかの部署の人たちと秘書はつねに交流をもっておかなければいけません。

社外の関係者と接する際、とくに細やかなコミュニケーションスキルが秘書には必要です。社外において、秘書は上司の代理という立場をとるからです。

株主や取引先などの関係者の名前と顔を覚えたうえで、その場に応じた適切な対応が秘書はできなければいけません。お中元やお歳暮を贈ることもあるため、それぞれの関係者の趣味なども把握しておく必要があります。

基本的なビジネスマナーと正確な敬語が使える

基本的なビジネスマナーを身につけていること、正しい敬語がいつも使えることは、秘書にとってとても大切なことです。上司の代理として社外と連絡をとることは、秘書の主要な仕事のひとつだからです。

ビジネスマナーを学ぶと同時に、敬語を正しく使い分ける練習をふだんからしておくべきでしょう。

ビジネス英語が使える

企業によっては、英語でメール対応や電話応対を秘書がしなければいけないことがあります。海外取引の多い企業で秘書としての採用をめざすのであれば、TOEICの高スコアがあると有利になることがあります。

外資系企業では、外国人の上司の下で秘書として働くケースもあります。このような場合は、日常会話レベルでなく、ビジネス英語もできることが望ましいでしょう。

これらのスキルをもっていれば、秘書の採用試験で有利に働く可能性が高いことは確かです。とはいえ秘書にとってもっとも大切なのは、上司を適切にサポートできる力だということは忘れてはいけません。

多くの業務が集中したくらいで慌てていては、秘書としての仕事はできないでしょう。どんなときでも落ち着いて業務処理を行い、上司が快適に仕事ができる環境を作る能力をもつことが大切です。

秘書にはさまざまな雇用条件があります。正社員のものもあれば、契約社員や派遣社員として募集する企業もあります。未経験OKの募集もあります。募集条件をよく確認し、自分に合った条件を見つけることが大切です。

秘書の給与と年収

一般事務に比べ、秘書として働く場合はより高い給与と年収が通常は設定されています。専門性の高さが、給与にも反映されているといえるでしょう。

国内の日系企業で正社員の秘書として採用された場合、未経験であれば年収は250万円から350万円ほどです。

ただし勤務する年数やキャリアによって昇給します。社長や専務などの重役秘書を務められる場合には、年収500万円を出す企業もあります。

日系企業より、外資系企業のほうが秘書の年収は一般的に高くなります。外資系企業で重役の個人秘書を務める場合、年収は800万円を超えることもあります。

議員の個人秘書の給与が高い傾向があります。議員本人に近い立場の秘書の場合、1,000万円超えの年収を得ることも可能です。

給与の支給形式については、応募時によく確認をしておくべきでしょう。

たとえばボーナスです。正社員の秘書であれば、通常は1年に1回か2回はボーナスの支給があります。ですが年俸制で給与を支払っている企業の場合、正社員であってもボーナスはありません。

契約社員や派遣社員の場合、ボーナスは一般には支給されません。派遣社員の場合、給与は固定ではなく時給で支払われるケースが多いです。

派遣社員の秘書の給料

派遣社員の秘書の場合、時給は1,500円から2,000円ほどです。

ただし勤務年数に応じて時給がアップすることはありますし、英会話などの高いスキルがあれば、平均よりも高い時給から給与が設定されることもあります。

秘書の待遇

福利厚生は企業によって差があります。正社員の秘書の場合は、健康保険や社会保険、住宅手当、通勤手当、扶養家族手当などが支給されるのが普通です。

秘書に対しては、時間外労働報酬つまり残業代が支払われるとはかぎりません。

企業は一般的に残業代を支払う義務はないとされています。これは労働基準法により、企業内の機密の事務を取り扱う者は、時間外労働の報酬の対象外となると定められているからです。

秘書に機密の取り扱いをまかせている会社では、残業手当を秘書に支払わないこともあるでしょう。

しかし実際には、重要事項を扱っている秘書に対しても、基本給に上乗せする形式で残業報酬を支払っている企業がほとんどです。

また社内機密をほとんど扱わず、スケジュール管理をおもな業務としている秘書に対しては、残業代として時間外報酬を出している会社もあります。

秘書として働くことの魅力とは

サポート役に徹することが好きな人には、秘書はやりがいのある職種です。上司の仕事がスムーズに進むように、あらゆる細々とした事務を秘書は行わなければいけません。

こうした仕事をコツコツと積み重ねることができる人は、高度なスキルをもった秘書としてやがてほかの一流企業へ転職することもできるでしょう。

秘書として働くことのもうひとつの魅力は、VIPクラスの人材と交流する機会がもてることです。

普通は会う機会もないような一流企業の重役、政治家、弁護士といった人々にも、上司の人脈を通じて秘書は接することができます。

こうした経験を生かして高度なビジネスマナーを身につければ、議員秘書や弁護士秘書などにいずれはキャリアを進めることも可能です。

秘書という仕事の将来性

キャリアアップをめざす人にも、大きな将来性があるのが秘書という職種です。

秘書という職は、規模の大きな組織には欠かせないものです。企業内でどんなにIT化やAI化が進んでも、重職にある人を身近な立場からサポートする人物は必要とされるでしょう。むかしからある職種ですが、秘書の需要は今後もなくなることはまずありえません。

秘書としての仕事は、正社員としてばかりではなく、派遣社員としても続けることができます。秘書ならではのスキルを積み、さまざまな交流を通して人間性も磨けば、条件のよい職場へ次々と転職することも可能です。

企業秘書から専門職秘書へのキャリアチェンジも可能

一般企業で秘書としてのキャリアをスタートさせた人でも、弁護士秘書や議員秘書などの専門職へと転職することも可能です。

もちろんこうしたキャリアチェンジのためには、多少の専門的知識も必要です。しかし秘書としての基本スキルが高いうえ外国語に堪能な人は、専門職秘書としての需要も十分にあります。

グローバル化が進んだ今、外国語会話のできる人材が必要とされるのは外資系企業だけではありません。

海外の企業や人材とコミュニケーションをとれる秘書は、法曹界、政界を含め、とても多くの業界で求められています。

未経験者が秘書として採用される方法

求人のなかには、未経験者でも秘書として募集がだされているものもあります。まったく秘書経験のない人は、「未経験歓迎」の求人を転職エージェントに登録して探してみるといいでしょう。

秘書におすすめの転職エージェント 秘書におすすめの転職エージェントを徹底比較

未経験OKの秘書の求人では、派遣社員や契約社員としての契約になることが多いです。

しかし秘書の場合、正社員であることにさいしょからこだわる必要はあまりありません。契約社員としてひとつの企業に長期間勤めていると、やがて正社員にステップアップできる人もいます。

派遣社員としていくつもの企業で経験を積むうちに、高度なスキルと経験をもつ秘書として、一流企業への転職を成功させる人もいます。

未経験ではあっても、どうしても正社員としての雇用を望むのであれば、秘書にこだわらないほうがいいかもしれません。

ひとまずほかの職種で正社員として入社してみるといいでしょう。社内で能力を発揮できれば、いずれは秘書のポストへと職種移動ができる可能性もあります。

まとめ

正社員だけでなく、契約社員や派遣社員など、いろいろな雇用形式で秘書の求人はあります。とはいえ人気の高い職種なので、未経験で採用をめざすのであれば、秘書検定などを取得しておくといいでしょう。

社長や重役クラスの人材と日常的に接する秘書職は、多彩な事務処理能力やコミュニケーション能力などが要求される職種です。

大きなやりがいや刺激があり、貴重な経験も積める仕事です。スキルを磨くことを忘れなければ、将来はステップアップやキャリアチェンジの機会も大いにあります。

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