秘書に向いている人の特徴・性格と適性を解説

秘書に向いている人の性格

社内だけでなく、社外の関係者とも話す機会が多いのが秘書職です。事務職のなかでも人気のある職種ですが、秘書になるには適性も必要です。今回は、秘書に向いているのはどんな人かということについて説明をしていきます。

秘書には、外見が大切なこともたしかです。物腰がやわらかく、美しい立ち居振る舞いができ、きれいな言葉遣いができることは、秘書に求められる大切な資質だといえるでしょう。

しかしこうした第一印象のよさだけでは秘書は務まりません。秘書として仕事をしていくには、ある種の性格や資質も必要とされます。秘書に興味のある人は、適性を見極めるためにも今回のコラムを参考にしてみてください。

秘書に向いている人の性格・特徴とは?

気配りのできる人

上司が快適かつ効率よく仕事ができるように、秘書はさまざまな気配りができなければいけません。上司からいわれなくても、必要だと思ったことを前もって用意できる人は秘書としての適性があります。

とはいえ、だれにたいしても同じ行動をとるようではいけません。会社での事務的な仕事だけを任せたいと考える上司もいれば、私物の買い物などプライベートな用件まで秘書に頼みたいと考える上司もいます。

どんなタイプなのかをすばやく読み取り、相手に合わせた気配りができるスキルが秘書には求められます。

不測の事態でもあわてず行動できる人

マニュアル通りの対応しかできず、予測外のことでパニックになる人は秘書には向きません。どんなときに何がおきても、慌てず冷静に対処できる人なら秘書としての適性があります。

秘書の業務はルーティンの繰り返しばかりではありません。予想外の事態にあわせて、スケジュールの調整や変更を急いでするのも秘書の業務のひとつです。

最優先すべきことは何なのか、だれにさいしょに連絡をすべきなのかを瞬時に判断し、状況に合わせて臨機応変かつ柔軟な対応ができることは秘書の大切なスキルです。

つねに冷静で気の利く人

業務が忙しいからといって、イライラしたり仕事が雑になるようでは秘書職は務まりません。たとえ周囲が混乱している状況でも、自分だけは冷静に行動し、ふだんと変わらない気配りで上司や同僚の気持ちをなだめることのできる人が秘書に向いています。

秘書の仕事は時間も不規則なうえ、予定外の事態のせいでスケジュールが狂うこともよくあります。秘書の大切な適性のひとつは、これらを受け流せるおおらかさや寛容さがあり、強いストレス耐性があることだといえるでしょう。

立場を勘違いせず、サポート役に徹することのできる人

秘書に向いている性格として、いつも謙虚でいられることがあげられます。上司の代理として重役陣と話す機会も増えますが、秘書の職務はあくまで上司のサポート役です。

秘書には会議での発言権もありません。立場をわきまえてでしゃばらず、上司を影から支え続けられる人には秘書としての適性があります。

企業の社長や専務クラスの個人秘書をしていると、電話や会合などで政財界のVIPと話すこともおこります。それで勘違いをし、自分まで偉くなったような気になる人は秘書としては失格です。

何があっても自分は控えめな立場を保ち、相手を優先することを秘書は忘れてはいけないのです。

几帳面で正確な仕事ができる人

雑多な業務に加え、イレギュラーな事態への対応も日々こなさなければいけないのが秘書の仕事です。ミスをしたり、できない仕事を翌日へ持ち越してしまったりする人には秘書は務まりません。

正確な資料整理やスケジュール管理ができ、しかもそれをまめに几帳面に毎日続けられる人には秘書の適性があります。

秘書のミスは、上司など企業経営陣の業務に大きくひびきます。どんなに煩雑な業務が重なっても、つねに正確な仕事ができることは秘書としての基本的なスキルです。

健康的で明るい印象を与える人

ときには上司の代理として、社外関係者とも会わなければいけないのが秘書の仕事です。上司の顔をつぶさないためにも、よい第一印象を周囲に与えることは秘書にとってとても大切なことです。

清潔感に加えて健康的な美しさがあり、話しやすい明るい雰囲気をもっていることが秘書には求められます。

健康的な明るさをもつことは、自分の上司に好かれるためにも大切です。上司である役員陣は、日々の重責とストレスで疲れ果てていることも多いものです。

暗く消極的な話し方をする人よりは、晴れやかで明るい印象をもつ人が秘書として好まれる傾向があります。

正確なコミュニケーションスキルをもつ人

社内外とコミュニケーションをとることは、秘書の仕事のなかでもとても大きな部分を占めています。会議日程の打ち合わせ、プロジェクトの問い合わせなど、あらゆる連絡事項のやりとりを秘書は上司のために行わなければいけません。

正確でスムーズにコミュニケーションをとれることは、秘書には必須のスキルです。

連絡をとっても重要事項の確認が不十分だったり、不正確な情報に振り回されてしまったりするようでは、秘書の仕事はできません。

上司の業務に支障がおきるのはもちろん、会社全体にも被害を与えることもあるからです。

日頃から同僚や上司とまめにコミュニケーションを重ね、いざというときにもスムーズな対応ができるスキルを磨くことも大切です。

秘書としてのレベルを上げるなら、ふだんの会話を通して、上司や関係者の好みまで把握しておくといいでしょう。お中元やお歳暮、季節の挨拶状などを贈るときに、こうした知識は役立ちます。

先のことまで考えて行動できる人

上司や周囲が快適に仕事ができるように、秘書はつねに物事を先回りして考えたり行動したりできなければいけません。つねに先回りした考え方のできる人が、秘書には向いています。

たとえば、会議前に、必要な上司に書類をわたせば秘書の仕事は終わりというわけではありません。会議のあとには上司はなにをするだろうか、スケジュールを先に調整しておくべきではないかまで考えてあげるのが秘書の役目です。

言われてから行動するようでは、秘書としての資質に乏しいといえるでしょう。

秘書の役目をわかりやすくたとえるなら、体育会系クラブのマネージャーのようなものです。秘書をめざすなら、こうしたポジションを学生のうちに経験し、自分の資質や適性を判断してみるといいかもしれません。

相手の言いたいことを察する能力の高い人

上司はたいていは多忙で、細かいことまで指示してくれないことが多いものです。秘書はつねに上司の言葉や表情に注目し、わずかなサインから相手の言いたいことを読み取らなければいけません。

少しの会話やメッセージからでも、相手の言いたいことを察することのできる人なら秘書としての適性があります。

秘書は上司をサポートすることが仕事です。忙しくしている上司に対し、指示内容を何度も確認して業務の邪魔をするようでは秘書失格です。

スキルの高い秘書をめざすなら、わずかな言葉からもニュアンスの差を感じ取り、上司の言いたいことを把握して、機転を利かせつつ実行する力を身につけなければいけません。

服装やふるまいが美しく笑顔を絶やさない人

秘書はときには上司の代理として社外関係者とも会わなければいけない職務です。上司が社長クラスであった場合、その秘書はいわば企業の顔ともなります。

よい企業イメージを与えるために、清潔感のある服装で美しいふるまいができ、にこやかに話せることは秘書にとってとても大切な能力です。

ただし美しさといっても、秘書に求められるのは、ビジネスの場にふさわしいTPOをわきまえたふるまいや服装です。言葉遣いも含め、より高いビジネスマナーを身につけられるように、秘書はつねに努力をしなければいけません。

どんな人とも円滑な人間関係を築ける人

社内、社外を含め、じつにさまざまな人と交流をしなければいけないのが秘書の職務です。社内の上下関係だけでなく、複雑な対外関係も考慮しながら、すべての人と円満で円滑なコミュニケーションを秘書はとらなければいけません。

複雑な人間関係でも苦にならない人なら、秘書としての適性があるといえるでしょう。

話をしたくない社員がいたとしても、その人を避けているようでは秘書は務まりません。だれとでもコミュニケーションをとることで、各部署の事情にも精通し、それらの情報を上司に届けることもできるからです。

好き嫌いをあまり感じることなくあらゆる人材と交流し、いつでも同じ気配りができる能力を、秘書をめざす人は身につけましょう。

上司の影になることでストレスを感じない人

秘書の役目は上司を影から支えることです。どんなに長期間働いても、どんなに仕事を上手にできるようになっても、秘書でいるかぎり社内で積極的な発言権はありません。

サポート役でいつづけることに不満を感じない性格の人なら、秘書として長く活躍していけるでしょう。

たとえば営業職なら、ノルマを達成することで周囲から注目されたり称賛されたりします。こうした派手な活躍は秘書職には無縁のものです。

自分自身が認められたいという気持ちが強い人には、上司の影でありつづける秘書職は向いていないといえます。

上司の代わりに業務を行い、サポート役であることに満足を感じられることが秘書として大切な適性です。

自分に秘書としての適性があるかどうかを見極めよう

すでにいま秘書として働いている人のなかにも、転職を考えている方がいるかもしれません。同じく秘書としての求人を探すのか、キャリアチェンジを図るのかも重要な問題です。

まずはいままでの説明をよく理解し、自分の秘書としての適性を見つめ直してみましょう。紙に書き出し、ひとつひとつチェックしてみてください。

秘書といっても、一般企業の秘書もあれば専門職の秘書もあります。仕事の内容をリサーチし、自分により合うタイプの秘書へと転職してもいいでしょう。

自分では客観的に判断できないと思う人は、転職エージェントの活用がお勧めです。経験豊かなプロのアドバイザーが、あなたの適性と仕事との相性について的確なコメントとサポートを行います。

転職エージェントの比較 おすすめの転職エージェントの比較と失敗しないための選び方

未経験から秘書をめざす人は、まずは今回のコラムを読んで自分の適性について考えてみてください。

チャレンジしようと思うのであれば、採用試験までに、役立つスキルを身につけておくといいでしょう。秘書検定、ビジネスマナー検定、サービス接遇検定などの勉強がお勧めです。

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