秘書の志望動機の書き方のポイントと例文(未経験/経験者別)

秘書の志望動機

女性らしい資質をいかせるだけでなく、キャリアも積めることから人気が高いのが秘書職です。採用試験を勝ち抜くには、しっかりとアピールできる志望動機を用意しなければいけません。

今回のコラムでは、秘書としての志望動機を書くときのポイント、もっていると有利な資格などについてご説明します。

秘書の志望動機でアピールすべきポイント

ここでは秘書として応募するときに、志望動機のなかにかならず書いておきたい3つのポイントをとりあげます。

ほかの人をサポート役することが得意

秘書の基本的な役割は、上司の仕事や活動をサポートすることです。これが苦手な人には秘書はできません。縁の下の力持ちというポジションが性格上合う人でなければ、秘書はとても続けられない仕事です。

サポートができそうもない人だと思われると、採用担当者は興味を示してくれません。志望動機のなかにも、「だれかをサポートする活動が得意です」「人のためにつくすことが好きです」などの文言をはっきりと書いておきましょう。

また合わせて、記憶力のよさをアピールしておくことも有効です。志望動機のなかでは、「記憶力がいいので、これをいかして人の役にたちたい」「記憶力のよさをいかして適切なサポートをしたい」などと書いておくといいでしょう。

秘書には上司のスケジュール管理という大切な業務があります。予定表をいちいち確認せずともスケジュールが把握できる人は、上司にとってもありがたい存在です。

「○○企業の▲▲さんと会うのは明日だったっけ?」と聞かれて、「はい、明日の午後5時からの予定です」と即答できる人なら、上司のサポート役として適任です。

多様な仕事を臨機応変にこなすことが得意

秘書の仕事の最大の特徴は、業務内容の幅広さです。直属の上司のスケジュール管理だけをしていればいいわけではありません。

柔軟な業務能力をアピールするためにも、「多様で幅広い仕事を、優先順位を決めながらすることが得意です」と志望動機に書くといいでしょう。

社内、社外との連絡、社内文書の作成、書類の分類やファイリング、会議室の準備、上司の部屋の備品補充や清掃など、じつに多様な仕事を秘書はこなさなければいけません。

いままでの経験のなかで具体的に示せるものがあれば、こうした能力についてさらにひと言触れておくとさらに説得力のある志望動機になります。

情報収集能力が高いことや、経済ニュースをみる習慣があることがアピールできればさらにいいでしょう。

多忙な仕事のなかで、情報収集や経済情報を探すための時間をいつも取れるとはかぎりません。急な仕事やスケジュール変更などが入れば、そんな時間はすぐになくなってしまうからです。

日常のすき間を使って必要な情報を集めたり、経済情報につねに目を通す習慣をもっている人は、即戦力になる人材だと評価されやすくなります。

「寝る前に経済情報をスマホでチェックしています」「○○に関する新刊がでればかならずレビューを読みます」など、企業にとって必要な情報に対して労働時間外にもつねに注意しているとわかる文言を、志望動機にいれてみてください。

高いコミュニケーション能力がある

上司の代理として、または企業を代表する窓口として、秘書はさまざまな人と連絡を取らなければいけません。

相手は取引先の重役のこともあれば、経済界のVIPであることもあります。だれに対しても失礼のないように、適切なコミュニケーションがとれることは秘書に求められる大切な資質です。

志望動機のなかでは、「相手に応じて適切なコミュニケーションをとることができる」「要点をおさえて積極的に簡潔に話すことができる」などと書いて、自分のコミュニケーション力の高さをアピールしてください。

コミュニケーション能力について書くときには、ビジネスマナーを備えていることも併せてアピールしておくといいでしょう。

だれに対しても不快感を抱かせない、気持ちのいい対応ができることは、秘書としての重要なスキルです。

気遣いのある言葉づかい、清潔感のある服装、正しい敬語といった言葉を混ぜ、高いビジネスマナーも備えていることを志望動機のなかでアピールしてみてください。

企業が求める秘書の人材像に自分が合っていることをアピール

ここまでは、秘書に対して一般的に求められる資質について説明しました。しかしターゲット企業に対して自分を印象づけるには、その会社固有の募集条件に自分がいかに合っているかをアピールすることも大切です。

求人情報のなかには、募集している人材像について具体的な項目を公開しているものがあります。あるいは企業調査を進めるうちに、求められている秘書像がみえてくることもあるでしょう。

そうした条件をふまえて志望動機を作れば、採用担当者が関心をもってくれる可能性がさらに大きくなります。

たとえば柔軟な対応のできることが条件とされているのであれば、自分の性格や強みがそれに合致していることを志望動機中で強調するといいでしょう。

これまでの職歴、学生時代の体験などのなかから、具体的な例をできれば挙げてみてください。

英語力としてTOEIC700点以上が望ましいと書かれているのなら、それをクリアしていることは志望動機のなかにかならず書きましょう。

「自分の英語力をいかせる職場だと感じ、秘書として貴社へ就職したいと強く思うようになりました」と、募集条件と志望するにいたったきっかけを結びつけることもポイントです。

ただ募集条件に対して自分の能力がおよんでいないケースももちろんあります。こういう場合でも、応募をあきらめることはありません。

「この条件だけはまだクリアできていませんが、スキルアップに努めて入社後にかならず叶えたいと思います」などと書き、熱意の大きさをアピールする機会にするといいでしょう。

秘書の志望動機のなかで書くとアピールできる資格

秘書として応募するうえで必須の資格というものはありません。ですが書いておくと、採用担当者が興味をもってくれそうな資格はいくつかあります。

幅広い業務を行ううえで、かならず役に立つとアピールできる資格についてお伝えします。

秘書検定

その名の通り、秘書職をめざす人やキャリアアップを希望する人がチャレンジするのが秘書検定です。秘書として応募するのであれば、この検定資格をもっている人は書類のなかにそれをかならず書くべきでしょう。

秘書検定を通して身につくのは、秘書としての礼儀やビジネスマナーです。チャレンジするだけでも勉強になりますが、2級以上であれば、秘書として即戦力になる可能性が高いと判断されます。

秘書検定をもっているからといってかならず採用されるわけではありません。ただ倍率の高い競争を勝ち抜くうえで、この検定資格をもっている人は多少有利になるでしょう。

会計事務系の検定資格

会計事務の能力を示すには、簿記検定や貿易実務検定などの資格をもっていると役に立ちます。事務能力の高さをアピールすることができるので、秘書としての応募書類のなかにこれらを書く人はたくさんいます。

秘書が目を通す書類のなかには、会計文書や経済文書も含まれます。専門用語が理解できることがアピールできるので、これらの検定資格のある人はかならず記載するようにしましょう。

語学能力を示す検定資格

秘書に高い語学力を求める企業はたくさんあります。外資系はもちろんですが、海外と取引の多い貿易会社やグローバル企業では、秘書にとって英語力は必須だといえます。

あまり低い級や評価では書く意味はありませんが、TOEIC700点や、国連英検A級、中国語検定2級レベルであれば、応募書類の履歴欄や志望動機のなかにぜひ書くべきです。海外留学経験者なら、それも忘れずにアピールしましょう。

秘書の志望動機の例文

秘書経験者の志望動機

商社の専務秘書として、スケジュール管理や取引先対応、社内用書類の作成といった業務を3年間行ってきました。

専務がつねに快適に仕事ができるよう、円滑なコミュニケーションとサポートを心掛けてきました。やりがいを感じる職場でしたが、環境を変えることで仕事の幅を広げたいと思い、転職を決めました。

貴社では能力主義で、年齢やキャリアに関係なく人材を評価するという社風に魅力を感じます。自由裁量の幅が大きい環境で、社長秘書として業務をぜひ担当してみたいと思っています。

アメリカの大学に留学もしていたことで、ビジネスレベルの英会話もできます。前職での経験と英語力を生かし、貴社に貢献したいと考えています。

未経験の志望動機1

前職では営業アシスタントで、秘書としての経験はありません。しかし人をサポートすることが得意であることに気付き、秘書として転職する決心をしました。

書類作成やファイリング、スケジュール管理などは前職でもやってきました。接待や来客対応の経験はほとんどありませんが、コミュニケーション能力には学生時代から自信があります。

今度は御社で役員の方を支え、また会社全体に貢献できるように、秘書としての職務に励みたいと思っています。

未経験の志望動機2

これまでは契約社員として一般事務の仕事をしてきました。小規模な会社だったので、上司の出張の手配、会議室の準備、来客への対応も行ってきました。

こうした業務をするうちに、人をサポートする秘書としての適性があることに気づきました。御社の秘書の求人をみて、ぜひ働いてみたいと感じました。

コミュニケーション能力には自信があるので、お役にたてると思います。英会話力はまだ不足していますが、読解力は高く、英文メールを読んだり作ったりする能力はあります。

今後は総合的な英語力の向上に努める所存です。どうかよろしくお願いいたします。

未経験の志望動機3

いままでに秘書としての職歴はありません。ですが人をサポートすることが好きで、学生時代には野球部のマネージャーをつとめていました。

大学生のときに1年間の語学留学経験があり、電話での英語対応はできます。英語力のある人材を募集されているとのことでしたので、自分の性格や英語力をいかして、御社に秘書として貢献したいと思っています。

どうかよろしくお願いいたします。

まとめ

今回は、秘書として応募するときの志望動機の書き方、アピールポイントの作り方について解説しました。

書くと有利になる資格はありますが、ぜったいに必要なものは秘書の採用に関してはありません。資格や能力を伝えることは大切ですが、自分の資質やキャリアが秘書としていかにふさわしいのかをしっかりとアピールすることが大切です。

ご紹介した例文も参考にしながら、採用担当者の興味をひく志望動機を作ってみてください。

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