職務経歴書の作成は手書きとパソコンどっちがいい?

職務経歴書はパソコンと手書きどっちがいい?

履歴書と職務経歴書。あなたは、どのように作成しますか?手書きでしょうか、それともパソコンでの作成でしょうか?

履歴書は、基本的にはどちらで作成しても問題はありません。ただ、読みやすさと正確性が問われる文書です。そのため、修正テープは使えません。押印も正確にできなければ書き直しです。

では、職務経歴書はどちらで作成するのでしょうか?

職務経歴書の文字数は、履歴書よりも多く、そこに掲載する項目数もたくさんあります。表にした方がわかりやすい項目もあれば、箇条書きの方がわかりやすい項目もあります。

それらすべてを手書きで書くのは、履歴書よりも大変だということは、たったこれだけの情報でも理解できるのではないでしょうか?

今回は、そんな職務経歴書についてお話しをしましょう。

履歴書と職務経歴書は何が違う?

履歴書は私文書

履歴書の書式をよく確認してください。写真を張る欄があって印鑑を押す欄があって、住所と氏名を正確に書く欄があります。そして、学歴・職歴を正確に書く欄もあります。

履歴書は、多くの基本データが載せられている私文書であることがわかります。

私文書の作成は、手書きでもパソコンでもどちらでも問題はありません。

職務経歴書はビジネス文書

職務経歴書が作成され始めたのは、パソコンの普及が始まった90年代の頃だと思われます。それ以前は履歴書だけでした。中高年の転職経験者の中には職務経歴書を作成したことがない方もいます。

パソコンの普及と外資系企業の台頭によって、職務経歴書も作成させるようになってきました。

職務経歴書は、基本データよりももっと掘り下げた内容が書かれています。応募者の能力アピールもその1つです。

履歴書にはどこの会社で働いていたのかということだけが書かれていますが、職務経歴書には「何が出来るのか」ということも書かれています。

このように、私文書としての要素はなく、報告書に近い内容となることからも「ビジネス文書」であることがわかります。

ビジネス文書はパソコンでの作成が必須ですので、当然職務経歴書もパソコンで作成されます。

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職務経歴書をパソコンで作成するデメリット

入社意欲が伝わらない

手書きの入社意欲とパソコンで書いた入社意欲では、同じ内容であっても手書きの方が熱意を感じます。特に、採用担当者が中高年以上の方であれば尚更手書きの方に心が傾いてしまいます。

パソコンで職務経歴書を作成するときに、一番難しいのが入社意欲をどのように表すのかということです。印刷文字は、心が無く薄っぺらな印象を与えてしまう可能性が高いのです。

1つの方法として、手書きの手紙を添えて入社意欲をアピールしてみても良いのではないでしょうか。定型文ではなく、自分の言葉で書くことが重要です。

提出先を間違えている?

パソコンで作成する場合は、作成した文書を保存できるので、一度作成すれば何度でも使うことが出来ます。

ですが、全ての応募企業に同じ書類を送っている場合、入社希望理由が薄っぺらな定型文となってしまい、採用担当者も「提出先を間違えているのではないか」「第一志望はこの会社じゃないのかもしれない」などと勘ぐってしまいます。

また、日付を修正しないままだと、使いまわしなのではないかと疑われてしまいます。

パソコンの能力を疑われる

普段あまりパソコンを使っていないという方にとって、パソコンで職務経歴書を作成するのは、意外と難しいものです。

文字のご変換に気付かないままだったり、表をうまく作れなかったり、書式を整えられなかったりと、応募者のパソコン能力がそのまま作成した職務経歴書に現れてしまいます。

ひな形をネットでダウンロードしても、設定されている書式を崩してしまうこともあります。一度崩してしまうと、元に戻すこともできずそのまま崩れた書式で提出してしまうこともあります。

最近の会社ではどのような職場・職種であっても、最低限のパソコン能力を必要とされます。職務経歴書をパソコンで作成することで、応募者にとって不利になることもあります。

市販の履歴書の中には、職務経歴書が付いたものもあります。そのような形式のものであれば、職務経歴書を手書きで作成することもできます。

パソコンで作成するメリットとは?

間違えても修正できる

手書きの場合、もし間違えてしまったら最初からすべて書き直さなければなりません。修正テープを使用することも、訂正印を使って修正することもNGです。すべて書き終わっていたとしても、間違いをそのまま放置することもNGですので、すべて書き直しとなってしまいます。

その点、パソコンならすべて書き終わった後でも、間違いを見つけたら直ぐに修正が出来るので、手書きよりも気が楽ですよね。

短時間で作成できる

手書き作成の場合、修正が出来ませんので、間違えたら最初から書き直しです。応募先が何社もある場合、同じような書式で何通も作成することになります。1日かかっても作成しきれませんよね。

パソコンの場合は、何度でも修正が出来ます。作成した職務経歴書を何度も読み返して、推敲することもできます。印刷する前であれば、自分が納得できる内容になるまで、何度も修正が出来るのです。

作成時間を短縮するなら、断然パソコン作成です。

保存データを使いまわせる

パソコンで作成すると、データを残すことが出来ます。一度職務経歴書を作成してしまえば、何度でも使うことが出来ます。

データを使いまわせるので、複数の企業に応募する場合、入社動機やアピールポイントを企業に合わせて書き換えるだけで済みます。

応募用の書類を作成する際の最大メリットと言ってもいいでしょう。

見やすさと読みやすさ

手書きとパソコンの大きな違いは、書式のレイアウトです。

パソコンであれば簡単にできるレイアウトも、手書きではなかなか難しく簡単にはできません。表を作成するなんて、手書きではほぼ無理です。

レイアウトが出来ているかどうかは、文書の見やすさにも関わってきます。パソコンで作成すれば、見やすさも考えながら何度でもレイアウトを変更することもできるのです。

手書きとパソコン作成どちらが好印象?採用担当者が選ぶ職務経歴書

採用担当者が応募書類を見たときに、即決で不採用にしてしまうのはどんな書類だと思いますか?

手書きとパソコン、どちらで作成しても丁寧さが見られなければ、即不採用です。手書きの書類に熱意を感じる採用担当者が多いのも事実ですが、そこに丁寧さが無ければ読みません。読まれなければ熱意は伝わりません。

自分の文字に自信が無くても、一文字一文字丁寧に書かれている書類であれば、目を通してもらえます。ですが、殴り書きのような適当な書類は、履歴書であろうと職務経歴書であろうと、誰も読んでくれません。

パソコンで作成された書類でも同じです。日付が古かったり、誤字脱字が多かったり、他社から戻ってきたかのような書類を使いまわしていたりしたら、当然採用担当者からの印象は最悪です。

自分の為の書類ですら丁寧に作れないのであれば、仕事も丁寧に行えないと判断されてしまいます。適当な人間だと思われて不採用となります。

では、丁寧に仕上げてあるのなら手書きの職務経歴書でもいいのかというと、少し違います。採用担当者の受け取り方によっては、マイナスにしかなりません。

最近では、書類作成はパソコンで行うのが当たり前になってきています。それを敢えて手書きにしているということは、『適切に判断をして仕事を遂行できない』『要領が悪い』『パソコンが使えない』といったマイナスアピールになりかねないのです。

以上のことから、職務経歴書はパソコンで作成した方が良いということがわかります。パソコンスキルが無いのであれば、今からでも遅くありませんので、是非、職務経歴書を作成できる程度のスキルを身につけましょう。

パソコンで作成するときには以下のことに気を付けよう

テンプレートを利用しよう

職務経歴書には、特に決まった書式がありません。そのため、白紙の状態から作成するということは、すべて自分で考えて作成しなければなりません。

職務経歴書は、通常A4用紙1枚~2枚に収まるように作成します。そして、必要事項をすべて網羅して書き込まなければなりません。定型が無いビジネス文書の作成がいかに大変か、経験したことがある方には理解いただけると思います。

最近ではネットで簡単に書式をダウンロードできます。中には、職種に合わせたレイアウトや記載内容などのひな形もあるので、それらを活用して書くことをお勧めします。

既にあらかじめレイアウトが決まっていますので、それに合わせて情報を記入していくだけです。また、基本となるレイアウトがあれば、見やすさやアピールすべきポイントに重点を置いてアレンジが出来ます。

もし、手書きで職務経歴書を作成するのであれば、履歴書とセットで販売されているものもあります。ネット通販であれば、職務経歴書のみで販売されているものもあるようですので、色々と調べてみると良いでしょう。Amazonや楽天などで取り扱いがあります。

何でもかんでも詰め込まない

どうしても入りたい企業があると、ついつい、あれもこれもと自分の良いところをアピールしようと書きすぎてしまって、気が付いたらA4用紙3枚以上になっていたなんてこと、ありませんか?

人は、長文を読むことが嫌いです。特に、確認しなければならない書類が山のように溜まっている場合、何を言いたいのかよく解らないような、無駄な長文を読みたくないのです。

言いたいことを、簡潔にまとめる能力も必要です。また、読む人のことを考えて、フォントサイズや適度な改行などで、長文にならないようにしましょう。

作成しているのは文章ではなく、あくまでも文書であることを忘れてはいけません。

長文になりそうな場合は、箇条書きや表などを取り入れて内容をまとめることも必要です。

コピー、使いまわしなんてありえない!

応募企業が多いと、何度も履歴書を作成するのを面倒に感じることもあるかもしれません。ですが、「私文書」をコピーするのは常識的に考えても、間違った行為です。それを、正式文書として提出するということは、応募先企業に「非常識」と思われてしまいます。

手書きの職務経歴書も同じです。パソコンで作成する職務経歴書も応募企業に合わせて、内容をアレンジしています。「書きだから面倒なので、全て同じで良い」と考えているのであれば、転職活動はなかなか成功しないでしょう。

どの企業の採用担当者も、本当にこの会社に入りたいのかどうか、その意欲を見ています。職務に見合った能力があっても、意欲が感じられないのであれば採用には至りません。

どの企業にも同じ書類を送るということは、書かれている志望動機は定型文で、中身のないものです。そんな志望動機を見て意欲を感じ取れる採用担当者はいません。

また、手書きのオリジナルなのかコピーなのかは、一目瞭然です。気が付かないだろうという考えは安易です。

面倒であっても、全てしっかりと作成してください。

最後に

以上のことから、自分をアピールするために有効な職務経歴書を作成できるのが、手書きなのかパソコンなのか、しっかり考えて決めてください。

自分の将来を決めるために必要な、重要な書類であることを忘れないように、丁寧に作成しましょう。

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