OA事務ってどんな仕事?求められるスキルや求人の選び方まとめ

OA事務

OA事務とは、パソコンなどを使って書類作成やデータ管理などをする職種のことです。Office Automationを略してOA事務と呼ばれています。

OA事務とは事務職のなかのひとつです。おもに使うのはパソコンですが、そのほかにもFAXやコピー機など、さまざまな情報機器を使うことで、社内の事務作業を効率化させるのがOA事務の職務です。正社員としてOA事務に就く人もいれば、派遣やアルバイト待遇でOA事務として勤める人もいます。

OA事務として雇用されるにはどんなスキルが必要なのか、どんな人に向いている職種なのかなどについて、ここではまとめました。

OA事務の仕事内容とは

OA事務は事務職のひとつですが、一般事務とは別に求人されるケースが一般的です。こうした場合には、求人欄に「OA事務」と明確に書かれています。

OA事務には、パソコンでの基本的作業ができるくらいのスキルが最低でも求められます。ただしパソコンについて専門的知識をもっている必要はありません。ワードとエクセルを使える能力があれば、求人に応募したときに採用担当者に関心をもってもらえるでしょう。パワーポイントが使えれば就職にはさらに有利です。

学生のころにパソコンを操作することが趣味だった人、経理用ソフトが使える人などは、OA事務職として就職しやすいでしょう。

次に、OA事務の具体的な業務内容についてみていきます。

データの入力作業

データ入力は、OA事務の基本的な業務のひとつです。

たいていの会社では、顧客管理、売り上げ、給与などはエクセルを使って行っています。求人条件に「データ入力」とあえて明記されているときは、こうした作業に特化した仕事をすることになると考えられます。この場合、エクセルに関しては、基本的な操作がひと通りできることが最低でも必要でしょう。

タッチタイピングはできるに越したことはありませんが、ある程度のスピードでタイピングできれば合格です。それよりも正確な入力ができ、エクセルを使いこなせることがOA事務にはより求められます。SUM関数、AVERAGE関数、四則計算などの基本的な計算に加え、COUNT関数やIF関数、マクロ機能なども使えると即戦力として重宝されます。

データを管理する

作成したデータファイルを、安全な場所に置いて管理することもOA事務の業務のひとつです。

企業によって、ファイルの保管システムはさまざまです。クラウド上で保管する企業もあれば、ファイルにパスワードをかけておく会社もあります。勤める会社のやり方に合わせ、確実なデータ管理ができる能力がOA事務には必要です。

この管理がしっかりできない人にはOA事務は務まりません。重要な顧客データが紛失したり、流出したりしたら、企業全体の収益や社会的地位を大きくさげることになるからです。

上司から求められたときにすぐに必要なデータを取り出せるように、わかりやすくファイルを管理する能力も必要です。データの置き場がすぐに混乱してしまうという人は、ファイルごとに整理し直したり、入れた場所を記したメモを作っておくなどの工夫をするといいでしょう。

会議用の資料を作る

会議で使う資料を作成することもOA事務の仕事に含まれます。

たいていの企業では、ワード、エクセル、パワーポイントを使ってOA事務が会議用資料を作っています。これらのアプリケーションを使こなし、必要な情報がもれなく書かれた見やすい資料を作れる力がOA事務には求められます。

これらの基本的なアプリケーションの操作に、OA事務はある程度慣れていなければいけません。資料は、できるだけ短時間で作成することが望ましいからです。操作に手間取っているようでは、資料作成だけで時間が過ぎてしまい、ほかの業務ができなくなってしまうでしょう。

どの機能を使えばより読みやすくなるか、グラフなどはどの位置に挿入すればいいか、印刷したときの見ばえはどうかなどを考えながら、会議までにすばやく資料を作成するのがOA事務の仕事です。

会議の議事録の作成

会社によっては、OA事務に会議の議事録を作らせることもあります。この場合、上司やほかの社員といっしょに会議に出席し、議題、会議中の発言、決定事項などを正確に記録することがOA事務の仕事です。会議後は、社内の回覧用として、決定事項をまとめた文書もOA事務が作らなければいけません。

会議中の議事の記録方法は会社によってさまざまです。ノートに手書きの場合もあれば、ノートパソコンを使って記録することもあります。記録方法は、OA事務はその会社の方針に従うことになります。

会議中は、議論の進行に合わせ、必要なことを整理してすばやく記録する能力が求められます。ノートパソコンを使うのであれば、ある程度の速さでタイピングができることも必要でしょう。

議事録の回覧は、会議当日中に行う必要があります。会議終了後は、記録をみながらOA事務はすばやく議事のまとめを作成しなければいけません。回覧方法はさまざまで、メールで回す会社もあれば、プリントアウトした紙面を各部署に回す会社もあります。こうしたやり方も、勤めている会社の方針に合わせることになります。

OA事務でも紙文書の整理や電話対応を求められることもある

会社によっては、OA事務が紙の文書の整理を頼まれたり、電話の応対を命じられたりすることもあります。

パソコンを使った文書作成やデータ管理がOA事務の一般的な業務です。しかし勤める会社によっては、紙の文書を扱うケースが増えることも覚えておきましょう。

とくに中小企業のなかには、紙面で記録を残してきた会社もあります。こうしたところに就職すると、紙面の文書を保管したり整理したりする作業をOA事務が任されることになります。

会社のやり方に合わせ、文書のこれまでの整理方法に従いながら、データをわかりやすく管理することが大切です。

また電話対応をOA事務に任せる会社もあります。OA事務の基本的な業務ではないのですが、社員数の足りない部署では、電話の対応をOA事務が頼まれることはめずらしくありません。

メインの仕事ではないので、電話対応にOA事務が大きな労力を使う必要はありません。できればおもなクライアントの名前とそれぞれの担当社員を把握し、その情報をエクセルにまとめておきましょう。電話を受けたときにそのファイルを開けば、OA事務はすばやく電話を回し、よけいな手間を省くことができます。

OA事務に対して企業が求めているスキル

企業がOA事務を募集するとき、どんな能力を求めているのかについてここでまとめておきましょう。

OA事務職にとって、パソコンの基本的な操作ができることはもちろん必須のスキルです。そのほかファックスが使えること、コピーが取れることなどの事務能力も必要です。

こうした複数の情報機器を使い、適切なデータ管理や書類作成をOA事務はしなければいけません。取引先へ送る伝票の処理、在庫管理や納期の調整、経理用ソフトを使った給与管理などもOA事務に求められる能力です。

しかしこうしたデータ管理能力だけではありません。状況を判断し、さまざまな雑務を臨機応変に処理する能力もまたOA事務には強く求められています。ときには上司のアシスタントになったり、ほかの社員のサポート役になったりすることもまたOA事務の職務だからです。

ケースバイケースに動く柔軟な判断力をもっているかどうかということを、OA事務の採用時に企業はかならずチェックします。

迅速なタイピングとパソコンの基本操作

OA事務の業務のほとんどは、パソコンを使うことで行われます。そのため効率よくパソコンを使いこなせる能力がOA事務には求められます。すばやいタイピングやテンキー操作ができることと、必要なソフトを使ってデータを管理できることなどは、OA事務では欠かせません。

パソコンが苦手だからといって、OA事務をあきらめなくても大丈夫です。パソコン教室には初級コースもあり、一定期間通えば、OA事務で必要とされるような基本操作やソフトの使い方を学ぶことができます。基礎的なパソコンスキルなら、動画サイトから学ぶことも可能です。

ワードとエクセルを使いこなせる

OA事務として就職するには、ワードとエクセルは使えなければいけません。

ビジネス文書を作成したり、議事録を作成したりするときに必要なのがワードの知識です。伝票や給与管計算、在庫や顧客情報管理などに欠かせないのがエクセルの知識です。これらがまったく使えないと、OA事務に応募しても採用はむずかしいといえます。

OA事務に応募するまえに、ワードやエクセルなどの基本操作は身につけておくことがベストです。入社してから勉強しますと面接で答える人もいますが、採用担当者にとっての心象はけっしてよくないでしょう。これらが使える求職者がほかにいれば、そちらが採用される可能性が高くなります。

できれば学生のうちや、就職、転職活動を開始するまえなどに、パソコン教室などでこうした基本アプリケーションの操作を学んでおくべきでしょう。できればパソコン検定やMOSなどの資格取得をめざしましょう。履歴書にそれらを書いておくと、OA事務の採用試験で有利になります。

たとえ資格がとれなかったとしても大丈夫です、ワードやエクセルの知識をもっていることは、面接で大きなアピールポイントにすることができます。パソコンでの文書作成やデータ管理の能力が十分にあること、そうした能力がOA事務に役立つことを面接でアピールしてみてください。

OA事務職に適性のある人とは

パソコン操作に慣れていて、基本的なプリケーションやソフトが使える人なら、OA事務として働くことができます。データ管理をする必要上、フォルダ分けなどの整理が得意であればなおふさわしいといえます。雑務が重なることも多いので、仕事に優先順位をつけられる柔軟性があればさらに適性があるといえるでしょう。

パソコンが苦手だからといって、OA事務に向かないわけではありません。パソコンのスキルはいくらでも身につけることができるからです。教室に通ったりして必要な知識を習得すれば、OA事務への就職の道はかならず開けます。

また与えられた仕事をこなすだけでなく、自分で考え、より効率のいいやり方を見つけていく積極性もOA事務には必要です。より円滑に業務が進むようになれば、社内での評価を上げることもできるでしょう。

さらに、ほかの社員のアシスタントとしての役割もあるため、周囲と協力しながら仕事を円滑に進められる能力もOA事務に就く人には必要です。

自分で工夫したり行動したりする積極性

書類作成やデータ管理をおもな業務にすることから、OA事務とは受け身の仕事であるような印象を与えることがあります。しかし実際には、与えられた業務をこなしているだけでは不十分なのがこの仕事です。

上司に提案をしたり、より使いやすいソフトを試したりするなど、業務の効率化のために積極的に行動する必要があります。前任者の仕事をただ引き継いで繰り返しているだけでは、その人の社内評価は少しもあがりません。

業務がうまく進むようになると、OA事務は上司から高い評価を受けることができます。そうすると社内で信頼を得、より幅広い業務を任されるようになるでしょう。ここまでくればOA事務へのモチベーションもさらに上がりますし、将来の転職に有利な経験を積む機会にも恵まれるようになります。

多くの人と関われるコミュニケーション力

OA事務とは、パソコンの前に座って黙々と1人で作業をしていればいい仕事ではありません。周囲の人とコミュニケーションをとったり、それに合わせて予定を調節したりする作業が必要だからです。協調性や柔軟性は、OA事務には欠かせない資質だといえるでしょう。

OA事務では、さまざまな業務の人に意見を聞いたり、ときには他部署とも連絡をとったりしながら仕事を進めなければいけません。

ビジネスマナーをふだんからわきまえ、多くの人たちとスムーズなコミュニケーションをとれる能力がOA事務では必要です。

OA求人選びのポイントはココ!

OA事務に興味があり、この仕事に就いてみたいという人のために、求人選びのポイントをご紹介します。

応募をするまえに、求人情報はよく読むようにしましょう。採用されてから失望しないためにも、業務内容のチェックは不可欠です。

ひと口にOA事務といっても、任される業務内容は多岐にわたります。一般的な業務だけでも、データ入力、資料作成、データ管理などがあげられます。

OA事務として働き始めるとき、どの業務を中心に任されることになるのかは、会社によって違うのが実情です。

就労条件は念入りにチェックする

当たり前のことですが、応募を決めるまえには、求人情報のなかの就労条件をよくチェックしなければいけません。OA事務に限った話ではなく、就労条件の確認は就職活動、転職活動をするうえでの基本です。

給与、労働時間、残業の有無、休日などの情報が、求人情報のなかに含まれています。これをかならずチェックし、そうした条件が自分の希望と合うかどうかじっくりと判断しましょう。

OA事務の場合、勤務をシフト制にしている会社も少なくありません。こうした場合は、「データ入力のみ」という条件がつけられていることが多いです。

フルタイムで働きたいのか、シフト制のほうがいいのかなども含め、自分が望む労働環境に近い就労条件を探すことが大切です。

これまでの経験やスキルを活かせる業務かどうかをチェックする

OA事務にどのような仕事を任せるのかは、企業によって異なります。求人情報のなかでは、「データ入力のみ」と書かれている場合もあれば、「一般事務全般」と記されている場合もあります。ここをよくチェックし、自分のスキルや経験を活かせる仕事なのかどうかを判断してから応募先を決めることが大切です。

たとえばパソコン業務の経験がまだ浅い人なら、「データ入力のみ」のOA事務のほうがいいかもしれません。毎日同じ入力作業の繰り返しになりますが、こうした業務内容であればスキルや経験の不足が問題になることもないからです。

幅広いパソコンスキルをもち、さらに一般事務で働いた経験もある人であれば、「一般事務全般」に関わるOA事務に応募するほうがいいでしょう。こうした人がデータ入力だけの業務に応募してしまうと、仕事にすぐに物足りなさを感じてしまうかももしれません。

データ入力だけの場合より給与も高いので、豊かな経験やスキルをもっている人には「一般事務全般」を対象にしたOA事務をお勧めします。

ただ困ったことに、求人欄には、とてもあいまいな業務内容が書かれていることがよくあります。たとえば「データ入力、資料作成」などと書かれていると、業務量や仕事の範囲がまるでわかりません。こうしたケースでは、採用面接のときに、仕事の具体的な内容を担当者に尋ねてみるといいでしょう。

スキル不足の人は「未経験者OK!」の求人を狙おう

OA事務の募集のなかには、「未経験者OK」と書かれているものもあります。OA事務に興味があるけれど、パソコンでの作業がぜんぜんできない人、勉強中だけれどまだまだスキル不足の人などは、こうした募集に応募をしてみるといいかもしれません。

「未経験者OK」の場合、たいていは採用後に研修期間があります。採用された人は、この期間中に基本的なアプリケーションの操作を学ぶことができます。必要なスキルはここで身につけられるので、パソコン経験のほとんどない人でも自信をもって応募してみてください。

ただし採用面接のときには、パソコンスキルをかならず習得してみせるという意欲を、担当者にしっかりみせることも大切です。

いまは学生のころからパソコンをかなり使える人が多いので、スキルがないうえ努力もしない人をあえて雇用しようとする会社はありません。採用してもいいなと思ってもらえるように、OA事務への熱意を面接担当者にかならず伝えましょう。

OA事務求人でかならず確認すべきこと

OA求人に応募するときに、かならず確認しておかなければいけないことをまとめておきます。

OA事務の特徴のひとつとして、会社によってさまざまな就労環境、業務内容、労働条件が用意されていることがあげられます。どれも大差ないだろうと軽く考えず、自分のライフスタイルや希望に合う求人を時間をかけてでも探すことが大切です。

具体的な業務内容と業務範囲

OA事務の仕事をおおまかに説明すると、パソコンを使う事務作業だと定義できます。ですが任される業務の具体的な内容は、企業によって大きく違うのが実情です。

給与や顧客データなどの、社内で回覧するデータ入力や管理のみをOA事務に任せる会社もあります。その一方で、社外秘のデータまでOA事務に管理させる企業もあります。求人欄にはあまり詳しい情報は掲載されないことが多いのですが、業務内容や業務範囲についてはできる限りしっかりとチェックをすることが大切です。

疑問点はまとめておき、採用面接のときに担当者に確認するようにしてみてください。

勤務地はどこか

できれば自宅から近い場所で働きたいと思っているなら、希望に添った勤務地で求人がでるのを待ってみるといいでしょう。

パソコン業務が欠かせないものとなった現在、OA事務の求人は数多くあります。わざわざ遠方の勤務地を、無理をしてまで選ぶ必要はありません。自分が通勤しやすい立地でOA事務の仕事を探すことをお勧めします。

また在宅で、データ入力のみを担当するOA事務の求人も近年では増えています。これなら家から出る必要すらありません。たとえ育児中の女性でも、自宅にいながらOA事務の職に就くことが可能です。

企業の規模

自分のスキルに合わせてOA事務の求人情報を探すとき、その会社の規模にも注目することが大切です。

豊富な経験とスキルのある人なら、中小企業や個人事業主のところでも十分に働けます。逆に、パソコン業務にまだあまり慣れていない人なら、大企業のOA事務のほうがお勧めです。

規模の小さい企業では、OA事務を含め、雇用されている社員は多くありません。こうした職場環境のなかでは、多くの場合、1人ひとりの従業員が自力で仕事をやりとげることが求められます。ここでOA事務をやっていくには、必要な経験やスキルをもっていることが必要です。

それに対し大企業では、社員数も多くOA事務職の人もたくさんいます。たとえ経験が浅い人でも、わからないことを同僚に尋ねながら業務を進めることが可能です。

雇用の種類

OA事務には、さまざまな雇用の形があります。応募先を決めるときに、自分はどの条件で採用されたいのかを明確にしておくようにしましょう。雇用の種類が多いぶん、OA事務については、自分のライフスタイルに合わせた選択をすることができます。

一般的にOA事務には、正社員、契約社員、業務委託、派遣、アルバイトなどの雇用の種類があります。自分の生活にあう働き方はどんなものなのか、将来はスキルアップや昇給を望むのかなどについてよく考えておきましょう。めざすべき条件が決まったら、それにふさわしい種類のOA事務求人を探してみてください。

勤務時間と残業の有無について

OA事務職の人に残業させるかどうかは、企業の方針や担当させている業務内容によって異なります。また雇用の種類によっても、勤務時間や残業の有無に差はあります。応募先を絞るときには、求人情報のなかの勤務時間と残業についての項目はかならず確認しましょう。

一般的にいえば、残業の有無は雇用形態によって決まることが多いです。正社員として雇用されているなら、OA事務であっても残業ははいります。派遣社員やパート、アルバイトという形で雇用されている人には、残業まで要求されることはほとんどありません。

求人情報のなかにこうしたことが明記されていない場合や、どうしても気になる場合などには、面接時に勤務時間と残業について質問するべきでしょう。

給与と昇給について

OA事務職の平均的な給与は、正社員でも月額の手取りが19万円です。OA事務のままで勤務を続けた場合、昇給は一般的にはほとんどありません。

もちろん企業によって給与や待遇には差があるので、応募前に給与についての記載をかならずチェックするようにしましょう。

昇給を望むのであれば、与えられた業務をこなすだけではなく、OA事務の仕事の枠を超えた業績をだす必要があります。また自分の能力を積極的にアピールしていくことも必要です。

まだ導入されていなかったソフトを使い、データ管理の効率化に成功すれば、貢献が認められて評価があがり、昇給の対象になるかもしれません。

英語が堪能なことをアピールすれば、英文入力や英文事務の仕事を任され、専門事務職へキャリアアップして給与が上がる可能性もあります。

昇給を望むのであれば、努力と成果を認めて報酬で報いてくれる企業を選ぶようにしましょう。企業の本音をみるためには、OA事務で昇給した人がいままでいたかどうかを面接時に尋ねるのもいいやり方です。

まとめ

OA事務をめざすのであれば、この仕事をするうえで必要なスキルをまず理解しましょう。パソコン操作に加え、ワードやエクセルなど基本的なアプリケーションの使い方は、応募前にできるだけ習得しておくべきです。

評価をあげたい人は、さらに専門性の高い知識を身につけるように就職後も努力しましょう。スキルアップができれば、将来的に業務の幅を広げることも可能です。こうした経験は、次の転職のときの力強いアピールポイントとなります。

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