転職面接後のお礼メールの書き方のコツと守るべきマナー

転職面接のお礼メール

転職活動で面接をしてもらったら、そのあとにお礼のメールを送りましょう。…と、ここまではわかっていても、実際にどんな内容のメールをいつ送ればいいかなど細かいことで迷ってしまうこともあると思います。

中にはお礼のメールを送ったものの時期を間違えたりマナーが守れていなかったりして、逆に採用担当者にマイナスな印象を与えてしまっというケースもあります。

そんなことにならないよう、今回ここでは転職面接のあとに送るお礼メールのコツとノウハウをお伝えします。

面接のお礼をメールするときのポイント

まずはお礼メールの文面をどのように書くかということについてみていきましょう。以下の点に気をつけてメールを作成するようにしてほしいのですが、より効果を高めるためには企業への思い、丁寧さも不可欠です。

転職の場合はみなさんある程度社会人経験があるので既にご存知のこともあると思いますが、改めて見直すという気持ちで読んでみてください。

メールは会社の採用担当宛に

まず最初に迷ってしまうのが「誰宛」にメールを送るべきか、ということだと思います。面接官のメールアドレスがわかればその人に送ればよいですが、基本的に面接官がメールアドレスを教えてくれるような機会はありません。

ではどうすればよいかというと、企業の採用担当宛に送ってください。採用担当用のメールアドレスは採用に関わる人たちが共有してチェックしていることもあるので、こちらに送っておけばまず間違いはありません。

アドレスはこれまでやり取りしたメールか、そのメールの署名欄、もしくは企業の公式サイトからお問い合わせの項目を見ればわかるでしょう。

件名はわかりやすく

件名もわかりやすくしなければいけません。採用担当者は日々たくさんのメールをチェックしなければいけないですし、メールボックスにも一日何百通ものメールを受信しています。

そんな中で「Re:」だらけにんってしまった件名や「こんにちは」などといった件名では、迷惑メールかと思われてスルーされてしまうことがあります。

そうでなくても見落とされて他のメールに埋もれてしまう恐れがあります。それではお礼のメールを送る意味もありませんし、件名を見ただけで「誰が」「どのような件で」連絡してきたメールなのかがわかるようにしておきましょう。

“【◯月◯日の面接のお礼】氏名”といったような件名をつけておけば、採用担当者にも内容を一目で理解してもらうことができます。

メールの宛名には正式な会社名と担当者を

メール本文では、冒頭から伝えたいことを書いてはいけません。書き出しは「〇〇株式会社 人事部  ××様」といったように、メールを送る相手の会社名と部署名、その人の名前からです。

面接官の名前や具体的な部署名がわからなければ、「採用担当者様」というようにしておきましょう。社会人にとって部署名や役職は大事なものですから「きっとあの人は人事部の人だろう」などと勝手な解釈をしてはいけません。

もっと立場の高い人である可能性もあります。名前を間違えることも大変失礼なので、「たぶん“岡田”って言ってた気がするなあ」というような予測で書くくらいなら、「採用担当者様」としておいたほうが無難です。

メール本文はシンプルに

面接後のお礼メールは、長々と書く必要はありません。6行~7行程度で、内容を分かりやすく簡潔にまとめましょう。

それ以上書いてしまうと採用担当者が読むのに時間がかかってしまいますし、面倒をかけてしまうので好感度を下げてしまうことに繋がります。

採用担当者がいちいちメールアドレスを見て照合しなくても済むように、メールの最下部には署名をつけておきましょう。そして送信する前にはしっかり読み返し、誤字脱字がないかもチェックすることも大切です。

企業への思いを盛り込む

お礼メールは面接してくれたことへの感謝を伝えるものですが、より自分の印象を良くするためには面接時にも伝えた企業への思いを盛り込むとベストです。

お礼が書かれているだけよりも「御社の〇〇な部分に大変共感しました」などという一言が書いてあると、採用担当者の評価があがります。

また、一日に何人も面接をしていた場合、採用担当者も誰がどの人だったかなど名前を完璧に覚えていないかもしれません。

そんなとき面接で語った思いがメールにも書かれていると、「あぁ、あの人だな」とより印象付けることができるでしょう。

教えてもらったことも盛り込む

一般的に、面接の最後では「聞きたいことはありませんか」などと質問されます。このときに教えてもらったことについてもメールで触れておくとベターです。

教えてもらったことに感謝を表すと同時に、より企業への理解が深まったことをアピールできるからです。

面接の雰囲気によらず、メールは丁寧に

企業や面接官によっては、非常にフランクに面接が行われることがあります。ですがどんなに和やかな雰囲気で談笑のような面接だったとしても、お礼のメールは丁寧に書いてください。

わきあいあいとしたトークができたとしても、「楽しかったっす!」「最高でした♪」などと軽い口調でメールをしてはいけません。

「(笑)」などもNGです。どんなに良好な関係性を築けたとしても、友達関係ではないので、“締めるとこは締める”ができていなければただの失礼な人になってしまいます。

オリジナル性を加える

メールのマナーを気にするあまり、インターネット上に掲載されているテンプレートそのままの文面を送ってしまう人がいます。

ですがそれではお礼メールを送る意味がありません。それこそ採用担当者はテンプレートメールは見飽きるほど見ているはずです。

ですから「面白味のない人だ」と思われてしまうでしょう。笑いをとったりするという意味ではなく、「自分はこのような面接をしてもらって、さらに働く意欲が高まった」というオリジナル性を加えましょう。

ただし「御社になら力の限り尽くせます」などと大げさなアピールは下心が見え見えなので、NGです。

返信不要の旨を添える

採用担当者にとって、ひとりひとりの応募者にメールの返信をするのは負担になってしまうかもしれません。

しかも用件があるわけではないお礼メールにまで返信していたら、手間ばかりかかってしまいます。そういった精神的負荷をかけないためにも、メール本文の最後には「ご多忙と存じますので、ご返信には及びません。」と、返信不要の旨を添えておきましょう。

こうしておけば、送った方も「返信がないけれど何か失礼なことを書いてしまったのかな」などと悩む必要もなくなりますし、双方にとってストレスフリーです。

返信が来たら必ず返すこと

「返信不要」と伝えていれば基本的に返信はないはずですが、まれに返信がくることもあります。

その時は再度、返信をいただいたことに対してお礼を述べ、必ず自分でメールのやりとりを終えるようにしましょう。返信もなるべく1日以内には送ってください。

送る時間帯にも注意

お礼メールを送るタイミングは、面接後すぐです。とはいっても面接会場を出て5分後などに送る必要はありませんが、だいたい面接が終わってから相手企業が終業するまでには送っておきましょう。

遅くとも翌日までには送ってください。時間が遅くなればなるほど採用担当者は面接時の印象が薄れていきますし、早いところでは面接を行った当日に合否判定を出す場合もあります。

翌日にメールを送っていたのでは、既に合否が決まったあとになっているかもしれないのです。ですからできるだけ早くメールを送るようにしましょう。

ただし早朝や深夜は駄目です。人によっては会社からのメールをプライベートの携帯に転送していることもあり迷惑になってしまう可能性がありますし、深夜などにメールを送るということは常識がなってないと思われてしまいます。企業の営業時間内に送るのがマナーです。

メールはパソコンから

お礼メールに限ったことではないですが、企業とメールのやりとりをする際はパソコンを使いましょう。採用担当者は基本的にパソコンでメールをしていますので、それに合わせた方が安心です。

スマホからのメールだと、普段使いの署名を消し忘れたり、送信者名が自分のあだ名になったままだったりと、思わぬミスをしてしまいがちです。

スマホで打つのではなく、きちんとパソコンで確認しながらメールを作りましょう。

長文、お礼以外の情報を付け加えるのはNG

志望度が高い企業の面接ほど、緊張してしまって思いを十分に伝えられなかったという後悔をしてしまいがちです。

面接後に「本当はもっとこういうことが言いたかった」「これも伝えておきたかった」と思ってしまう気持ちはわかりますが、伝えきれなかったことをお礼メールに追記してはいけません。

コンディションに関わらず限られた時間で自分のことをアピールするのが面接です。上手くできなかったのであれば、そういう実力しかなかったと諦めるしかありません。

お礼メールで語りたかったことを伝えても、それはルール違反というものですし、合否には関係ありません。

むしろ「言い訳がましい」と思われて、悪い印象を与えてしまいます。お礼メールはあくまで面接の時間を作ってくれたことに対するお礼を述べるもの。伝えきれなかった志望動機などを送りつけては失礼に当たります。

社会人としての最低限のマナーを再確認

もちろん、企業名や担当者名を間違えたり、件名に何も書かずに送るなど、社会人として最低限のメールマナーができていなければ論外です。

下手なメールを送ってしまうくらいなら、何も送らない方がましです。それくらいの覚悟を持って、送る前にはきちんとメールを推敲してください。

手紙とメールどちらで送るべきか

現代社会においては、面接当日にすぐに届くメールでお礼を述べるほうが好ましいとされています。

ただし最終面接の場合は、ここまで何度も時間を使ってくれたことへの感謝の気持ちを込めて、直筆の手紙でお礼状を出しておいたほうがいい場合もあります。

ただし、お礼状となると大げさだなと思われてしまうこともありますし、少し古臭くて固い印象も与えてしまいますので、ベンチャー企業や若手の多い会社の場合は必要ないでしょう。固い企業や格式高い企業であればお礼状のほうがよいかもしれませんし、面接時に感じた雰囲気で判断してください。

まとめ

面接後のお礼のメールは、それ単体で合否を決めるようなものではありません。ですがお礼メールを送っておけば印象に残りやすいですし、内容がきちんとしていれば好感度を上げることにも繋がるでしょう。

ただしマナーがなっていないメールや不躾な内容のメールは論外です。営業時間外に送る、面接からかなり日数がたってから送るなども失礼に当たります。

せっかく送るのであれば、改めてメールのマナーを見直しつつポイントを抑えてより効果的なメールを送りましょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。