職務経歴書を作る際のポイントとまとめる時のコツ

職務経歴書をまとめるポイント

まず職務経歴書とは何なのかの説明をしていきます。職務経歴書とは、今までの経験を詳しく記載して自分をアピールするための書類となっており、履歴書と一緒に提出する自分をアピールするための必要不可欠なものになります。

これまでの仕事の経験やスキル、応募した企業に志望したした動機などを項目別に記入して履歴書と一緒に提出します。履歴書だけでは伝わらない詳細な内容が記載されているので、書類選考において大きな役割を持っているのです。

しかし、それだけ大きな役割を持っている書類だからこそ、どれぐらいの枚数で納めるべきなのか、どういう形で提出するのが正解かと考える人も多いでしょう。

簡潔にまとめるにはどうすればいいのでしょうか。

ここでは職務経歴書を綺麗にまとめるための6つのポイントと注意点についての説明をしていきます。

職務経歴書を作る際のポイント

経歴は簡単に振り分ける

ダラダラと職務経歴を書くと企業側から悪印象を持たれてしまいます。転機となった異動や転職がいつなのか、出来るだけ簡潔に書く事が大事です。

人事部の人もたくさんの中から希望に合った人材を見つけるということを考慮して、シンプルな書類づくりを心がけましょう。

項目別に内容がまとまっているか

すでに前述で述べましたが、項目別に内容をまとめる必要があります。

内容として、

  • 経歴
  • 志望職種
  • 職種・担当業務・実績
  • 自己PR
  • 志望動機あるいは退職理由

など。

項目別に整理されて書かれていれば、読み手側にとって読みやすい印象を与えることができます。一目見て詳細がわかるように項目別で記載されていると応募した企業側に好印象を与えるでしょう。

3.採用担当目線で見やすいか

箇条書きや文章だけになると、せっかくの綺麗な文章もわかりにくいものです。

必要に応じて書き方を工夫する(表や図を挿入)するなどして、工夫が必要になってきます。視覚的に興味を持たせるように心がけましょう。

これらを注意するだけで、目を通したときから全体の印象はかなり良くなります。見せ方の工夫をして視覚的に訴えることも重要なポイントです。

4.自己PRこそが一番大事な項目

職務経歴書において重要なのは自己PRになってきます。もし職務経歴書を書くとなると、これまで行ってきた業務内容をそのまま書けばいいと考える人もいることでしょう。

あくまで職務経歴書は今までの履歴を詳しく書いていくものです。なので、自己PRの作成が1番最新の注意をすべきところだと言っても過言ではありません。

まずは応募した企業がどんな事業に取り組んでいるのか。しっかり企業の中身を理解することからはじめましょう。

その上でこれまでの自分が体感してきた経験を思いだしていき、企業に入った後に何をどのように実現していきたいのか。自分のビジョンを頭の中で描いていくことが大事です。

ちなみに自己PRを書く場所ですが、特段決まっているわけではありません。しかし一般的には職務経歴の下に追記しておくのが一般的です。一番上に記載してアピールしておくのも問題ありません。

更に言うと、長過ぎる文章も悪い印象になりかねません。職務経歴書の役目は今まで携わってきた仕事内容を伝えていくことになるので、そこまでの文量は企業側も求めていません。何より見やすくて分かりやすい経歴書を作ることが必要です。

5.志望動機に注目してもらうようにする

転職を経験したことがない人や職歴が短い人に起こることですが、職務経歴書がほとんど埋まらないという場合があります。

しかし採用担当者のほとんどは会社のために働いてくれそうか、今までしてきたことは我が社に良い相乗効果をもたらしてくれるか。これらを判断し書類選考を実施していきます。

会社でしっかりと働いてくれるかどうかが判断される最初の判断になるのが職務経歴書になります。大変重要項目と言えるでしょう。

志望する企業に「今までの経験が企業に何の影響を与えてくれるのか」「今後企業に勤めた際に何をしていきたいか」など、自分を精一杯アピールして相手に伝えていく必要があります。

ただしもしやりたいことがなければ、項目を埋めることはできません。企業の方針を理解しておくことでも周りの人と差をつけることができます。応募した会社の企業理念や業務内容を把握しておくことが大事になってくるでしょう。

6.キャリアビジョンを明確に伝えよう

キャリアビジョンとは仕事や人生における将来目標、あるいはなりたい自分の将来像を意味します。キャリアビジョンに沿って考えていくと、将来の明確なる目標を持って自身から仕事に励む姿勢をアピールすることができます。

またキャリアビジョンに向かうというビジョンが伝わると、採用担当者の印象に残りやすくなります。応募者が採用担当者にとって好印象なら、一度会ってみたいということで面接に進むチャンスへと繋がります。

もし現時点でキャリアビジョンがない場合は、いくつかの視点から自分を振り返って未来像を描いてみましょう。

6-1.キャリアビジョンを見つけるための問いかけ

まずは5W1H(いつ、だれが、何を、なぜ、どこで、どのように)を意識してキャリアビジョンをイメージしていきます。そしてそこからキャリアビジョンが決まったら、

  • 今まで何をしてきたのか
  • 自分の力で何ができるのか
  • 将来的に何を目指しているのか

これらから採用ニーズに合うのは何かを考えていきます。

ここでは「自分が今まで経験してきたことが貴社に合うから応募した」ということを企業側に伝える必要があります。志望動機など項目ごとにまとめ方や書き方を見直してみましょう。

さらにキャリアがストーリー仕立てになっていると、なお良しです。なぜなら面接時に自己紹介しやすく人事担当者も理解しやすいという部分があるからです。

職務経歴書を作る際の注意点

見やすさを重要視する

経歴書がほとんどかけず枚数を増やすために、文字を大きくしたり文字の余白を空けたりしてごまかしている人もいるでしょう。

逆に長い経歴書を短くしようとして文字のサイズを変更したり、幅を小さくしようとする人もいるのではないでしょうか。

しかし全体的にサイズなどを変えていってしまうと、読みづらくなってしまいます。最初に決めた文字のサイズや空間を変えずに読みやすい経歴書を提出するよう心がけましょう。

次のとおりに設定すると読みやすくなります。

タイトルのフォントサイズは14~18pt程度に

職務経歴書を綺麗な枚数で収めようとして、文字サイズを大きくしたり小さくしたりして作成される方がいます

あくまで職務経歴書とは採用担当者に読みやすく、かつ伝わりやすくする事が最大の目的となります。

そのためには、文字サイズは実際に見た時に見やすいものにしましょう。本文のフォントサイズは10~12ptに、タイトルは14~18ptに収めるのが一番見やすいと言われています。

ただあくまで示したサイズは目安となるので、自分の中で綺麗に見れる文字のサイズはどれぐらいなのかを把握しておくのもいいでしょう 

1-2.余白・文字間・行間は適切に

綺麗にまとめていくとなると、文字間を大きくしてみたり、行間を小さくしてみたり、余白を大きく開けてみたりする人がいます。しかしこれは1番やってはいけない行為です。

何より見やすさを重視なのでサイズを変更したり、幅を気にして変更したりしてしまうと見え方が汚くなってしまいます。

1ページあたりの文字数は40行×40文字、余白は約25~30mmを目安に、左右下は20~25mm程度を目安に作成しましょう。

 2.20代での転職は即戦力となれる人物像を目指そう

20代の転職では未経験でもポテンシャル次第で、即戦力として見なされることが多い傾向にあります。他にも働く意欲や熱意というシンプルなものが伝われば採用されるケースもあります。

求められる能力は、高いポテンシャルと、新しい環境への対応力、働く意欲と仕事に対する熱意が中心になります。

さらに20代後半になると今までの経験やある程度の実績を積んでいることでしょう。企業側は現場でも活躍してくれる人材が求められるようになります。自分のスキルを改めて見つめ直して、即戦力として活躍していましょう。

3.30代はありのままを伝えよう

30代以降は、専門的な知識やスキルとその経験値も大切ですが、バランスのあるコミュニケーション能力を持っている人を瀬局的に採用している傾向にある模様です。

人柄は面接である程度伝えることが可能なので、職務経歴書では専門的な知識やスキルと今までの経験値を伝えていきましょう。

他に30代ともなってくると求められる能力が20代とは大きく異なります。求められる例として、問題解決能力、部下の育成、リーダーシップなどがあります。

もしどれかに自信がある人は積極的にアピールしていきましょう。具体的には今まで何に携わってきたかなどの具体的例をあげてアピールしていくと良いでしょう。

職務経歴書を綺麗にまとめるにはクリップがいい理由とは

もし職務経歴書が予定より大幅に増えた場合、まとめていく必要があります。

紙をまとめる方法としてはホッチキスやクリップなどの文房具を利用しますが、経歴書を綺麗にまとめる際にはクリップが1番です。逆にホッチキスはあまりおススメできません。

ホッチキスのデメリット

もしホッチキスを使ってしまうと2つのデメリットがあります。

まず1つ目は資料をまとめた際に毎回外すのが大変というところです。

ホッチキスは一回止めるとその後は開かれないようにするための文房具となっています。

しかし、職務経歴書は何度でも見返すことがある資料となるのでその都度開けるのは手間になってしまいます。ただでさえ忙しい人事部が時間を取られてしまう原因にもなってしまいます。

2つ目は重ねると大きく膨らんでしまう、という部分です。

職務経歴書をまとめていくのは1,2枚の話ではありません。たくさんの応募があるので枚数は100枚を超えることもあるでしょう。

その際に止めると膨らみを出してしまうホッチキスでは、枚数を重ねることができなくなってしまい保管が大変になってしまいます。

クリップのメリット

クリップのメリットは2つあります。

まず1つ目は外した後も再度使用することができる、という点です。

先ほどホッチキスだと外すことができないと説明しましたが、クリップだと外した後も再度の使用が可能です。もし書類関係の整理をしなくてはいけないときはクリップを使うほうが効率がいいでしょう。

2つ目は保管に最適というところです。

クリップで留めておけばコピーの保管の際にも収納しやすく大変使い勝手がいいという部分がありますか

さばるものでもなく、1つクリップを止めるだけで収納可能になっているので2,3か所止めなくてはいけないホッチキスよりかは使い勝手がいいと言えます。

まとめ

職務経歴書のまとめ方のポイントや注意点などをご紹介してきましたが、いかがでしょうか。

人事にPRしたい内容を適切な分量で伝える事も1つの評価ポイントと言えるでしょう。ぜひ、採用担当者に好まれる職務履歴書を目指して作成してみてください。

もし上記以外の項目で職務経歴書や履歴書でお困りの際は、転職エージェントに聞くのが手っ取り早くておススメとなっています。

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