履歴書用の封筒の書き方のポイント・郵送方法などのマナーまとめ

履歴書の封筒

就職や転職の際、履歴書や職歴証明書など「応募書類」を送付する場合があります。これらの書類が選考の第一段階になっていることもあれば、面接の事前資料として必要である場合もありますが、簡単に扱ってはなりません。

どんな内容物であったとしても、応募書類の提出することは相手企業に対するファーストアプローチなのですから、気づかいが欠かせません。具体的には履歴書の記入自体はもちろんですが、郵送方法や封筒の選び方、宛名の書き方など、細かい部分まで気づかいをするべきです。

今回は、意外と気づかない郵送時の宛名書きのマナーなど気を付けるべきポイントを詳しく紹介します。これを機会に社会人たるにふさわしいビジネスマナーをしっかり再認識したうえで、転職の成功を目指しましょう。

履歴書の封筒の表側の書き方で気をつけておくべきポイント

郵便番号

番号記入欄には郵便番号を間違いなく明記すること。

番号記入欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けば大丈夫で、番号の先頭に「〒」マークを書きくわえる必要はありません。また、あえて番号記入欄を書く必要はありません。

〒マークを書かない理由は、郵便局内での自動読み取り時に誤作動を防ぐためです。確実に郵便局が配達してくれるように配慮すべきと考えましょう。

宛先

封筒の右側に宛先の住所を書くのが基本です。都道府県から縦書きで記入し、建物名やフロア名が必要な場合は略量を使わずに正確に記入すること。

例えば「第一ビル5階301号」が正式名称の場合、勝手に略して「5F301」などと胆略することはマナー違反となります。

企業の名前

封筒の中心よりやや右に企業名を書きます。こちらも勝手に略称を使うのではなく、例えば「株式企業」を省略して「(株)」とするなどのマナー違反は禁止です。

宛名

企業名を書いた次の行に宛名を、少し大きめの文字で担当部署・課から書きます。

部署までしかわからない場合は「○○部(○○課)御中」と書き、担当者名がわかっている場合は…「○○部(○○課)○○様」まですべての情報を正確に書きます。もし担当者名がわからない場合でも「○○部○○課 採用ご担当者様」としても問題ありません。

「履歴書在中」の添え書き

左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と必ず書きます。書いたあとはその文字を定規を使って真っすぐな線で四角に囲って置きます。

手書きでなくても市販のスタンプを使って押印してもいいですし、既に印刷済みの封筒を使っても問題はありません。

転職応募の場合、履歴書の他に職務経歴書をつけるので、この場合は赤字で書く言葉は「応募書類在中」となります。職務経歴書をつけず履歴書のみを送付する場合は「履歴書在中」と書いても問題ありません。

履歴書の封筒の裏側の書き方で気をつけておくべきポイント

自分の住所・名前・郵便番号

封筒の左下に、自分の住所・名前・郵便番号の順番になるよう縦書きで書きます。数字を書く場合は英数字ではなく漢数字を使うようにしましょう。

また、住所を書く時は都道府県名や建物名(号室番号)などを省略しないことです。

転職コンサルタントによっては、裏面にある紙の継ぎ目を中心として、右側に住所を、左側に名前を書くようにアドバイスをする人もいますが、これは日本郵便が推奨している封筒の裏書きの方法であって、今回ご紹介する内容でももちろん問題はありません。

投函日

住所の上には、縦書きで投函する日付を記します。この時の日付も縦書きなので漢数字で記入します。

投函日は採用担当者が事務処理をする時に確認することがあったり、郵便事故などで所定の期日までに郵便が届かなかった場合に郵便事故であることを証明する手掛かりになるので必ず書いておきましょう。

封かん

必要書類を忘れずに全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊付けしてから封をします。フラップの端がめくれて汚らしくならないように必ず糊止めは忘れないでください。

糊止めが出来たら、フラップの中心に「〆」マークを書きます。あるいは「緘」などの印鑑がある場合はそれを押しても同じ役割となります。

履歴書送付時の宛名は縦書きで!封筒の記入は黒サインペンを!

履歴書は縦長封筒に入れて郵送するのが一般的ですから、当然封筒の宛名も縦書きになります。

表面の右から順に、応募先企業の住所と企業名、採用担当者名を縦書きで書きます。表面の右上には横書きで郵便番号を書き、左上には必要分の切手を貼ります。

この時、きって料金を間違えてしまうとアウトですので、不安な場合は郵便局に郵便物を持参して重さを図って確実な料金を把握して切手を貼りましょう。

切手を貼る時に、キャラクターが描かれているような記念切手は避けましょう。目立つからとあえて貼るように推奨するコンサルタントもいるようですが、真面目な転職活動の書類にアニメ柄の切手を貼り付けられては活動への真剣さが薄まってしまいます。

封筒の扱いですが、応募先の企業によっては横長の洋封筒を指定される場合もありますので、この場合は記入する情報がすべて横書きになりますので注意しましょう。

履歴書用の封筒の記入時に特に注意して欲しいこと

勝手に省略しない

都道府県名や番地、部屋番号などの住所は、省略せずにすべて正しく書いてください。

例えば差出人と送付先の住所が同じ地域であっても、途中から「〇〇市」と書くのではなく都道府県名から書くのが正しいマナーです。

略記号は使わない

株式会社を「(株)」などと略するのは絶対にいけません。これはビジネスマナー状態変失礼に当たるので絶対にやめましょう。もし支店名などがわかっている場合は必ず支店名まで正確に書きます。

実際に記入する前には、応募先の企業名「株式企業〇〇」なのか、それとも「〇〇株式企業」なのかしっかり確認してから書きましょう。

もし、採用担当者の名前がわかる場合は必ずフルネームで担当者名を書きます。名前がわからない場合は苗字だけでも構いませんが、名前を間違えないように正しく書くことは必須です。また担当者名の後には、必ず敬称である「様」をつけましょう。

ちなみに担当者名に「様」をつける場合、その前に記載しておいた企業名には「御中」をつける必要はありません。既に担当者名に敬称をつけているので、企業名にまで敬称をつけると二重敬語になってしまうのでタブーです。

その他の履歴書用の封筒を書く際のマナー・注意点

応募書類を入れる封筒サイズは「中身の書類を折り曲げない」ことが大前提

応募書類を折るのはマナー違反です。ですから、書類を郵送する封筒はA4サイズの書類が入る角2封筒を選ぶと良いでしょう。

封筒の色ですが、一般期には白色や茶色の封筒がありますが、白い封筒を使用した方が好印象を与えるのでお勧めです。

応募時に封筒に入れる書類は送付状・履歴書・職務経歴書の3通が基本と、その他応募時に特に求められている書類です。例えば資格証や個人情報の分かる書類のコピーなどがこれにあたります。

郵送するときは、送付状・履歴書・職務経歴書の順に重ねて透明のクリアファイルに入れます。これは、折れたり水に濡れたりするのを防ぐためです。担当者も受け取ってからそのまま管理しやすいので喜ばれます。

ただし、実際に使うのは新品のクリアファイルを使いましょう。中古のクリアファイルや、どこかでもらってきた模様つきのクリアファイルを使うとかえって担当者の心証を害することがあります。

封筒に入れる時には、書類の裏表と上下の位置に気をつけましょう。書類を丁寧に作ったのに、封筒への入れ方が雑では印象が悪くなりますから、封筒の表面に書類の表面が、封筒の上に書類の上が来るように正しく封入しましょう。

市販の履歴書はA4サイズの物を使おう

一般的な市販の履歴書にはB5サイズとA4サイズの物がありますが、実際にはどちらを選んでも問題ではありません。

ただし、転職の場合は職務経歴書を同封することになりますから、職務経歴書のサイズにわせるとA4サイズの履歴書を使う方が書類のサイズも統一できていいでしょう。

バラバラした大きさの書類は担当者が保存しにくくなることも考えてサイズを決めましょう。

履歴書の郵送連絡は敢えて入れなくてよい

コンサルタントの中には「履歴書を送った後には担当者に電話するべき」とアドバイスする人もいますが、最近ではこの習慣が逆効果になるとされています。

そもそも企業にはたくさんの履歴書が送られてくるので、その確認をしている時間の方が大変なのに、そこに加えて電話対応まで負担を掛けるのはかえって失礼です。

それに、郵送時に送付状を付けているので電話連絡はしなくてもビジネスマナー上問題ではありません。

履歴書の郵送時は速達が望ましい?

準備が遅くなって期限ぎりぎりに郵送する場合や、期限に間に合うかどうかわからない場合は速達で書類を送ることになりますが、期限に余裕があるのに速達で書類を郵送する必要はありません。

ただし、履歴書の到着イコール応募とみなされる場合、一定数が集まった時点で受付を締め切る企業もあるでしょうから、とにかく早く贈らないといけない場合には、速達で郵送するようにしましょう。

この時、簡易書留は利用しないでください。簡易書留は受け取る際に受取人のサインや印鑑を押して直接受け取らなければならず、先方の手間になるので絶対にやめましょう。

郵送方法は郵便局窓口に直接出す方が確実

履歴書などは大事な書類ですから、ポストに直接投函するのはあまりおすすめできません。

やはり、確実に届けたいので郵便料金不足などが起きないように、直接郵便局の窓口に出向いて確実に処理することが必要不可欠です。

窓口で郵送すると言ってもそんなに難しいことはなく、郵便局の窓口で正確に重さを図ってもらい、その場で必要な料金を支払うだけです。窓口で出す場合にはいつ頃相手に届くかも教えてもらえるので、こちらも安心できるというものです。

郵送料金は封筒の重量によって変わります。自分ではあいまいにこれくらいだろうと思っていても、複数の書類を封入するうちに意外と重量がかさんでいることもあるので注意しましょう。

メール便や荷物扱いでの配達は絶対にしないこと

確実に届けたいからと、運送会社のメール便や荷物扱いでの配達をしようとする人もいるかもしれませんが、これは法律違反になります。

郵便の分類上、履歴書は「一般信書」とされています。この一般信書、郵便法という法律で「総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と定められているので、結果的に日本郵便しか取り扱うことはできません。

法律を知らずに送ってしまってもあなたが罪に問われることはないでしょうが、社会人の一般常識であることは間違いないでしょう。つまり、企業の採用担当者はあなたが一般常識を知らない人間として受け止めるわけです。

応募書類はコピーして手元に保存しておくこと

応募書類を郵送する前に、履歴書や職務経歴書はコピーして手元に持っておきましょう。

そもそも転職活動中は様々な企業に書類を送るので、いつどこの企業に書類を郵送したか忘れてしまうものです。それを防ぐためにコピーを持っておけば自分でも管理がしやすくなります。

また、送付した書類の内容をベースに面接で問われるわけですから、手元にその書類を持ってシミュレートをしておかないと面接対策が出来ません。

電話連絡は来るのが珍しい

企業によっては、書類が到着したことを電話連絡してくれる企業もありますが、それは全体のうちで1割もない珍しいケースです。

数百から数千と言う数の応募が殺到しているような企業からは絶対にそこまでの連絡はありませんから、自分で確実に書類が届くようにあらゆることを講じておくしかないでしょう。

ただし、転職コンサルタントを経由して個別に応募するなどの事情があり、事前に書類の送付について連絡していた場合には、個別の案件と言うことで電話やメールなどで到着の連絡をもらえるかもしれません。

心配な人は問い合わせても良いですが、採用担当者が多忙な場合、手間をとらせてしまって印象を害する場合もあるので注意しましょう。

まとめ

履歴書や応募書類のように、転職に関わる書類の郵送方法や宛名の書き方は、社会人として当然知っていて当たり前のビジネスマナーです。

書類や封筒に明らかな間違いがあると別の意味で目立ってしまい、面接時の第一印象も「切手不足の奴だ」などと、マイナスからスタートせざるを得ない状況になってしまう場合もあるでしょう。

封筒に書く1文字1文字があなたの人間性を表していて、封筒の扱い1つ1つがあなたの丁寧さを表している。そんなことを考えながら封筒と向き合ってもらいたいと思います。

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