一般事務ってどんな仕事?やりがいや年収・必要なスキルまとめ

一般事務

事務職の代表であり、就職希望者が多いのが一般事務です。

ここでは一般事務への就職をめざす人向けに、業務内容や求職に関する基本情報をまとめました。

一般事務の仕事内容とは

一般事務では、所属部署内で生じるあらゆる事務仕事を担当します。一般事務の仕事の最大の特徴は、引き受ける業務の幅の広さにあるといっていいでしょう。

おもな業務内容としては、契約書や資料などの書類作成、パソコンでのデータ集計と入力、電話やメール対応、他部署への連絡などです。上司や同僚のアシスタントとしての役割もあります。

営業事務のように専門性の高い業務は、一般事務ではふつうは担当しません。ですが企業によっては、一般事務に経営アシスタントの仕事を任せるところもあります。

こうした場合、売り上げ管理やそれにもとづく資料作成などのやや正門性の高い業務を一般事務が扱うことになります。

一般事務で扱う業務はじつに多様です。そのなかの代表的なものをここで挙げておきます。

一般事務の主な業務内容
  • 申込書、見積書、請求書の作成
  • メールの返信や電話の対応
  • 郵便物の仕分け
  • 発送業務
  • 社内向け各種マニュアルの作成
  • 書類整理とファイリング
  • 顧客や各種関係者からの問い合わせに対する対応
  • 来客時のご挨拶やお茶出し

一般事務は、営業事務やOA事務とどこが違うのか

一般事務に比べ、営業事務では営業部門に限定されたデスクワークを担当します。

営業部門のなかで発生する事務的案件や、営業担当者へのサポート業務を専門的に行うのが営業事務です。それに対し一般事務の仕事では、カテゴリーは関係ありません。社内のあらゆる事務仕事を担当するのが一般事務です。

OA事務の業務は、一般事務のものとよく似ています。ただしOA事務では、データ処理や文書作成など、パソコンを使う仕事がメインになるという特徴があります。

それに対し、より広い範囲の業務を担当するのが一般事務です。企業の日常的業務をサポートするため、あらゆるデスクワークを一般事務では扱います。

OA事務 OA事務ってどんな仕事?求められるスキルや求人の選び方まとめ

一般事務の魅力・やりがい

一般事務は人気があり、求人数も多い職種です。

この仕事の魅力について、次にご紹介していきます。

魅力がわかれば、ご自分に一般事務の適性があるかどうかを判断することもできます。自分に合う仕事だなと思ったら、一般事務をめざしてみるといいでしょう。日々やりがいを感じながら、仕事を続けることができるはずです。

同僚や上司をサポートする喜びを感じられる

一般事務の最大の魅力は、上司や同僚の仕事をサポートを通して会社に貢献できることです。

目立つことがなくても、会社にとって必要な業務を日々こなし、ときに上司や同僚のプレゼンのための資料作成を手伝うことに喜びを感じられる人には、一般事務はやりがいのある仕事になるはずです。

企業全体の業務が円滑に回るうえで、一般事務の業務は欠かせません。データ管理、資料作成、ファイリング、電話対応などをひきうける一般事務の存在があるからこそ、各部署の社員たちは自分の専門的な仕事に集中することができます。

一般事務で勤めているかぎり、営業担当者のように大きな業績をあげたり、周囲から注目されたりすることはありません。ですが一般事務は、企業を根底から支えるとても重要な業務だといえます。

労働時間が明確でプライベートを確保しやすい

一般事務で勤めていると、プライベートの時間を安定して確保しやすくなります。退社後に家族や友人との予定をいれることもできますし、副業やアルバイト、あるいはスキルアップのために時間を使うことも可能です。

会社の業務に追われるのではなく、自分の時間を大切にしたい人に一般事務はとても向いています。

一般事務の人がプライベートをしっかり確保できるのは、この業務のほとんどはルーティンだからです。予想外の業務がいきなりはいることは稀で、毎日決まった量の仕事をこなすため、1日の業務が終わる時刻も比較的一定しています。

もちろん企業や労働環境によって多少の差はあります。ですが一般的には、仕事の時間とは別に自分の時間を大切にしたい人には、一般事務はとても居心地のいい職種だといえるでしょう。

毎日の地道なサポートや工夫が周囲の感謝につながる

目立たない存在であっても、一般事務の仕事の大切さを、同僚や上司はかならず理解してくれます。

日々の業務を積み重ねていると、周囲からの信頼を感じたり、ときには感謝の言葉をかけてもらったりすることもあります。

同僚や上司からのお礼のひと言や信頼の言葉を聞いて、さらなるやる気が高まる人には一般事務はとても向いています。

たとえばいまやっていた仕事の手をとめて、新入社員のプレゼン用の資料作成を手伝ってあげるなど、機転をきかせたサポートも柔軟にしてあげるといいでしょう。

こうしたとっさの工夫ができるようになれば、一般事務であっても、周囲の社員からかならず一目置かれる存在になります。

自分なりの目標を仕事のなかに設定できる

一般事務では、自分だけの目標を仕事のなかに作ることができます。データ処理の時間を30分以内に短縮する、期日の2日前までに契約書類のチェックをミスなく終えるなど、仕事だけのゴールを柔軟に決めることができるのが一般事務の魅力のひとつです。

たとえば営業では、売り上げ目標のようなわかりやすい目標があります。しかし一般事務ではそうしたものがないため、ただ漠然と仕事を続けていると達成感ややりがいを得ることはできません。人によっては、こういう業務内容を、退屈だと感じることもあるでしょう。

しかし一般事務でも、やりがいは自分でいくらでも作り出すことができます。効率化と時間短縮を目標にするなら、ワード、エクセル、マクロなどを新しく習ってもいいでしょう。学んだことを仕事に生かして目標が達成されたときには、大きなやりがいや満足を感じられるはずです。

こうしてやりがいを作りだしていくうちに、自分が大きくスキルアップしていることに気づくでしょう。こうした経験やスキルを積み重ねていくと、将来に有利な転職をすることもできます。

スキルを磨き続ければ好条件の転職がしやすい

一般事務として働いているあいだに、できるだけ多くの経験を積み、スキルを磨いておく必要があります。

各種アプリケーションや基本ソフトの操作、データ処理、そして職場でのコミュニケーション能力なども身につけておきましょう。これらがあれば、いずれもっと好条件の会社へ転職することも可能です。

一般事務は求人数の多い職種ですが、好条件の職場に採用されるには、高いスキルか経験をもっていることが必要です。

とくに転職者の場合、即戦力になるスキルを持ち合わせていることがかならず求められます。逆にいえば実力さえつけておけば、一般事務の人はいずれは高待遇で高条件の転職ができるでしょう。

将来のステップアップを望むなら、ただ目の前の仕事をこなすだけのやり方はお勧めできません。目標をもち、なにかひとつでもスキルを身につけようという積極的な姿勢で働くことが大切です。

一般事務の平均年収

一般事務で働いたときの年収の平均額は、250万円から350万円です。幅が大きいのは、残業手当の有無やボーナス支給の有無が、企業によって異なるからです。一般的には地方より大都市圏のほうが、給与に関する待遇はよくなっています。

経験が重視されるので、年代に応じて給与は上昇する傾向があります。20代では平均年収は200万円台ですが、40代にはいる頃には300万円台にまで昇給します。

正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、パートやアルバイトなどの形で一般事務として働くことができます。

しかし一般事務では、契約形態によって年収に大きな差がでることはあまりありません。たしかに正社員にはボーナスはつきますが、年収額をみると正社員と契約社員にほとんど差がないこともあります。

昇給したい場合はどうすべきか

一般事務は昇給があまり望めない職種です。長く勤めても、最終的に年収500万円に達する人はごくわずかです。

大きな給料アップを狙うのであれば、専門性のあるスキルを磨くか、より好条件を求めて転職をするかしかありません。

一般事務であっても、ほかの職種でも使えるスキルのあることをアピールできれば、予測外の昇給の可能性はあります。

たとえば簿記のスキルがあったり専用ソフトを使えたりすれば、経理の業務を助けることもできるでしょう。こうした功績が認められれば、特別に給料アップの厚遇を得られることがあります。

あるいは一般事務職のうちに専門性の高いスキルを身につけ、ほかの事務職へ転職してもいいでしょう。

事務職のメリット・デメリット 事務職ってどうなの?事務職のメリットやデメリット・年収まとめ

営業の知識を習得しておけば、営業事務で働くことができます。貿易実務検定の資格をとっておけば、貿易事務の求人に応募することも可能です。

いずれも一般事務よりは給与の高い職種なので、これらに転職ができれば大幅な年収アップを狙うことができます。

いずれにしても一般事務の人が大きな昇給のチャンスをつかむには、ただ与えられた仕事を続けるだけではなく、積極的に行動することが不可欠です。

一般事務の勤務時間、残業、休日について

一般事務の勤務時間はほぼ一定しています。ときには残業もありますが、ほかの部署に比べればそれもはるかに少ないといっていいでしょう。

一般事務では、1日の業務量がほぼ決まっています。残業したくなければ、仕事を早めに終えられるようにうまく業務を片づけておけば十分です。

一般事務では休日もほぼ安定しています。企業によって違いはありますが、ほとんどの場合、土日祝は休むことができます。あらかじめ自分でスケジュールを調整しておけば、有休をとることもむずかしくありません。

家族とのプライベートな時間を大切にしたい、あるいは退社後の時間を使ってスキルアップをしたい人には、一般事務の勤務体制は理想的でしょう。

一般事務の福利厚生について

正社員として雇用されていれば、ほかの部署の社員とほぼ同じ福利厚生を一般事務の人も受けることができます。

雇用保険、社会保険は受けられますし、通勤手当も支給されます。通勤手当が全額か一部支給かは、企業の方針によって異なります。

一般事務で必要とされるスキルとは

一般事務は求職者からの人気の高い職種です。応募をするなら、高倍率のなかで採用を勝ち取らなければいけません。

たしかに一般事務の求人には「未経験OK」の場合もあります。しかしほかに高いスキルをもったライバルがいれば、基礎知識ゼロの人は採用試験で不利になります。

一般事務で応募するときに、どんなスキルがあると有利なのかについて次にお伝えします。応募書類を作ったり面接を受けたりするときには、これらをしっかりアピールするようにしてください。

正確でスピーディーな事務処理スキル

伝票や契約書のチェック、社内向け書類作成などを一般事務の人は日常的に行わなければいけません。時期によっては決算処理の業務も追加されます。

これらを滞りなく行うには、正確かつスピーディーに作業を進める事務処理能力が必要です。

ある程度は経験が必要ですが、パソコンの使い方に慣れてさえいれば事務処理能力は大きく向上させることができます。

また社外向け文書作成の仕事も一般事務で行うため、適切な言葉でビジネスレターが作れる能力も必要です。

オフィスなど、パソコンソフトのスキル

おもにオフィスのソフトが使いこなせることが、一般事務では求められます。ワード、エクセルはもちろんですが、プレゼンの資料作成用としてパワーポイントも使えるとさらにいいでしょう。

送付書を作成するスキル、エクセルで集計関数やグラフ作成するスキルなどは、一般事務であれば習得しておく必要があります。

データベース管理ソフトのアクセスを使えれば、重宝されるでしょう。大量のデータをわかりやすく管理できるソフトなので、アクセスを導入する一般事務の職場は増えつつあります。

コミュニケーション能力

一般事務の仕事とは、会社の業務が円滑に進むためのサポート役です。ただ机のまえで仕事をするだけではなく、周囲に気を配り、必要なアシストをしなければいけません。

そのため、周囲と気持ちのいいコミュニケーションをとれることが一般事務の人には求められます。

たとえば自分の事務仕事ばかりに熱心な人が一般事務をしていると、同僚は資料作成を頼むこともできません。これでは業務に支障がでてしまうでしょう。

常に周囲に配慮を忘れず、同僚や上司が望んでいることを察してあげられるコミュニケーション能力が、じつは一般事務ではとても大切なのです。

簿記の経験や資格

簿記の経験や資格は、一般事務として働くうえで必須ではありません。しかし簿記ができれば経理関係の業務もできます。

こうした高いスキルをもつ人は優先的に採用されますし、社内でも高い評価を受けることができるでしょう。

簿記3級があれば採用で十分有利に働きます。資格をもっていなくても、実務経験のある人であれば転職で有利です。

秘書の経験

秘書としての職歴があったり、検定資格をもっていたりする人は、一般事務でも採用されやすいです。

こうした人はコミュニケーション能力に優れ、基本的なビジネスマナーもすでに身についているからです。

周囲の仕事のサポートや来客対応が求められる一般事務において、秘書経験者はとても重宝される人材です。

スケジュールの管理能力も高いので、秘書経験者は一般事務の業務にも優先順位をつけ、手早く仕事をこなすことができます。

普通自動車運転免許

一般事務の人でも普通自動車免許はもっていてほしいという企業はたくさんあります。上司といっしょに得意先へ行ったり、銀行へ出かけたりしなければいけないときに、一般事務の人でも車を使う機会があるからです。

もちろんこれは必須の条件ではありません。ですが普通自動車の免許があると、人脈や仕事の幅が広がりやすいことは確かです。

AT車の免許なら簡単にとれるので、まだもっていない人は取得しておくといいでしょう。

一般事務職の将来性

現在はまだ需要の多い一般事務職ですが、今後はこうした求人も減っていくと予想できます。

IT機器の普及で業務の効率化が進んでいくため、いままでほど多くの事務職を雇用する必要がなくなるからです。

上司や同僚のサポート役が適切にできる人には、一般事務として働く機会がこれからも与えられるかもしれません。とはいえ大きな昇給や高収入はあまり望めないでしょう。

一般事務職の人が活路を見出すには、なるべく早いうちに高度で専門性の高いスキルを身につけておくことが重要になるでしょう。これらがあれば、一般事務以外の部署の業務も担当できるかもしれません。

また専門性の高いスキルがあれば、好条件を求めて転職をすることもできます。たとえばパワーポイントが使いこなせれば、より給与の高い営業事務職へ転職することができます。2級以上の簿記資格があれば経理事務でも就職できます。

一般事務で正社員をめざそう

一般事務で正社員になるには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。求人情報を絞り、応募先を決めるときの参考にしてください。

一般事務の有効求人倍率

平成29年に厚生労働省は職業別有効求人倍率を発表しました。それによると、一般事務職の有効求人倍率は「0.3倍」となっています。

これは、3件の正社員求人枠に対して10人の求職者がいるという意味です。これをみるだけで、一般事務の正社員を望む人がかなり多いことがわかります。

一般事務の業務のほとんどは高い専門性を必要としません。そのためわざわざ正社員を雇うより、契約社員やパートの人に業務を任せようとする企業も多いのです。

一般事務で正社員をめざすのであれば、厳しい採用試験を勝ち抜かなければいけないことを覚えておきましょう。

条件を減らしてから応募先を決める

一般事務職で正社員として採用されるのは簡単なことではありません。勤務地はこの場所、年収はこの金額以上などといくつも条件をつけると、採用を勝ち取る可能性がますます小さくなります。

正社員として雇用されたいのであれば、自分の条件をある程度減らすことも必要です。

勤務地や年収で妥協するだけで、正社員として内定を得やすくなるかもしれません。

どうしても譲れないのであれば、自分の経験やスキルを見直し、一般事務以外の職種にも併せて応募するべきでしょう。

面接時に企業との相性や具体的な業務内容を確認

応募する段階では、あまり神経質になることはありません。発表されている求人条件だけでは、たいした情報は得られないからです。ですが面接時には、業務内容について具体的に確認したり、職場と自分との相性をしっかり見極めることを忘れないようにしましょう。

とくに正社員として働くのであれば、その企業と相性がいいことは不可欠です。一般事務は社内で長時間勤務するので、同僚や上司と話しが合うのか、職場の雰囲気は気持ちよさそうかなども、面接を通してチェックする必要があります。

もちろん面接官との会話ですべてがわかるわけではありません。それでも企業の人と直接話せる面接は、その企業が自分に合っているかどうかを判断できる大切な時間です。

最後に

今回は一般事務の仕事についてご紹介しました。

この仕事への適性、やりがいの作り方、転職の可能性などの情報は、これから一般事務をめざす人にとって有益なものとなるはずです。

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