営業事務に向いているのはこんな人!向いている性格を紹介

営業事務に向いている人

どんな会社に入社しても、たいていの会社にはただの事務職でも「営業事務」と「一般事務」に別れていることが多く、お互いに仕事の内容が明らかに異なります。

根幹は事務職ではありますが、それぞれに求められる適性や資質、必要なスキルが異なるので、営業事務職に適性があっても一般事務職の特性が無いなど、一般事務職として両方の適性があるとは限りません。

では実際には、どのような適性を持っている人が営業事務職に向いているのでしょうか?

裏方に徹することができる人

営業事務は、一般事務と違って営業社員が営業活動に専念できるようにさまざまな事務作業をこなすことが主な仕事です。

お客さまのいるところに出向き、外回りを続ける営業が持ち帰ってきた資料の修正や提案書の修正など、社内でのデスクワークをこなすことが必要なのも営業事務に求められる役割です。

つまり「縁の下の力持ち」であるべきなのが営業事務に求められる役割なのですが、特に必要なのは「気を利かせる」ことです。

営業さんのために気を利かせてスムーズに仕事をこなしていれば、その分営業さんも働きやすくなりますし、そのことが営業さんを通じてお付き合いをしている顧客の満足度は大きく変わり、会社の利益につながります。

縁の下の力持ちになれるかどうかは、性格にも大きく左右されます。

どちらかというと自身が前に立って人に指示を出したり、自己流でガツガツと物事を進めるような人よりは、動きが目立たなくても裏方として人を支えることに達成感を得られる人の方が営業事務には明らかに向いています。

指示通りに動くことが出来る人

仕事への取り組み方として「自分で動いて結果を出したい」とか「自分の働きを評価して欲しい」と思う人は、営業事務には明らかに向いていません。

営業事務はあくまで営業社員の事務的な支援が主な仕事ですから、営業社員のやり方に対して「それは違う」などと言える立場ではありません。

自分がいくら頑張っても、契約が決まったり売り上げが伸びるのは実際に顧客と対面してビジネスシーンで奮闘している営業社員の評価になりますから、裏方でがんばっているだけでなかなか評価してもらえない状況に我慢が出来ないようでは営業事務には明らかに向いていません。

また「指示通りに動く」ことが出来ない人も営業事務には向いていません。

営業社員が営業活動をこなしやすいように事務を進めるのが営業事務の役割であって、自分のアイディアや判断を求められるわけではありませんから、自分の思いで仕事をしたい人には営業事務は向いていません。

自分のアイディアを出したり、自分で判断をして進めていく仕事がしたい人は最初から「営業社員になりたいです」と申し出た方がいいでしょうね。

逆に、仕事において責任を負うことを避けたい人や、誰かをサポートすることに対して純粋な喜びややりがいを感じられる人にとっては、営業事務は向いている仕事だと言えます。

人とのコミュニケーションが得意な人

事務職に対するイメージと言えば、デスクワークをこなすだけで人と関わることが無い印象を持っている人も少なくないはずです。

でも、営業事務とはいえホウレンソウ(報告・連絡・相談)のやり取りはもちろん、ミーティングや会議など、密にコミュニケーションを図りながら意思疎通を行わねばなりません。

また、営業社員から指示を受けた時に、その通りに確実に仕事をこなすためには指示に対して細部を確認したり、わからない部分は質問して確実に作業を進めなくてはなりません。

そういう意味では、科目に自分の世界に入って仕事をすればいいわけではないので、人とのコミュニケーションが出来る人やコミュニケーションを図るのが得意な人の方が営業事務には向いています。

臨機応変な対応ができる人

営業事務をこなしていると、イレギュラーな出来事が多発します。

例えば、営業社員から「今朝の発注を取り消して!」「大至急見積書を修正してFAXをA社に送って!」など、朝令暮改になってしまうこともしばしばです。

このようなイレギュラーな出来事が生じた場合、営業事務としては営業社員に随時確認することも必要ですが、営業社員と連絡が取れなかったり電話に出たとたんに結論を求められている場合は、営業事務である自分自身が対応しないといけないこともありえます。

臨機応変に対応するためには、日頃から自分の仕事だけではなく、営業社員の仕事の内容を理解するなど、臨機応変な判断を行えるための経験や知識を持っておかなくてはなりません。

チームワークを大切にできる人

営業事務はマイペースに事務を進めているように見えますが、営業社員をはじめ、総務や経理など他の部局との折衝など、さまざまな人との関わりが多い事務でもあります。

日ごろから営業社員との連携をしっかりとることや、目標や売り上げ、必要経費など重要な情報については経理とやりとりすることもでてきます。

また、顧客から直接メールや電話を受けて対応することも多いですから、チームワークを重視してふるまえることが必要不可欠です。

自分のことだけでなく、他の社員の状況も理解して行動できることこそ、チームワークを大切にするためには欠かせないので、「自分の仕事だけこなしていればいい」と考えていてはいい仕事が出来ません。

日頃から仕事に工夫をできる人

営業事務は「正確性」と「スピード」の両方を求められる仕事です。

数字や内容に間違いは許されないのは当然ですが、先方がある以上それらをじっくり確認している時間が無くすぐに対応しなければならないこともあります。

そもそも営業事務の仕事の大半は自分のペースではコントロールできないことばかりで、やってくる業務の大半は営業社員の持ちこむタイミングや顧客から依頼などがあったタイミングに左右されるので、ますます正確性とスピードを両立させるのは難しいものなのです。

これら2つを両立させるためには、仕事に工夫をできる人でなくてはなりません。

例えば、手計算をしていた書類をエクセル関数やマクロを駆使して自動計算にして事務作業の時間を軽減したり、問い合わせがあった時に誰もがそれを見て確実に対応できるマニュアルを作成するなど、仕事に工夫をすることで正確性とスピードを担保しようとする努力が出来る人が望ましいのです。

もちろん、努力を自分だけのためではなく、チーム全員のために共有したりする心の広さを持っていることも必要で、「自分だけ良ければそれでいい」と言う考え方ではいい仕事が出来ません。

そういう意味では、いまどきの仕事ゆえにパソコンのスキルはあった方が営業事務としては向いているかもしれません。

雑用をこなせる人

営業事務の中には、ミーティング資料の印刷やホチキス留めや、顧客に発送する郵送物の準備など、いわゆる「雑用」も含まれています。

こっちの業務が済んでもすぐに雑用はやってきますし、急ぎの雑用をこなしている時にどんどん雑用を頼まれてはたまったものではありませんが、それに対してコツコツとこなせる人は重宝がられます。

本当に仕事ぶりを見てくれる上司であれば、格好のいい仕事だけしかやらない社員より、コツコツと雑用を確実にこなせる社員の方を評価してくれるものです。

そういう意味で言えば、プロジェクトを任されて責任や名誉もひとり占めするような大きな仕事をしたい人や、担当する仕事の成果を目に見える形で求めたい人には営業事務は明らかに向いていません。

相手に合わせることができる人

人が仕事をする以上、気の合う人もいればそうでない人もいるはずです。

営業事務は、どんな人とでも「仕事のために仕方がない」と半ば割り切って対応することが求められています。

好き嫌いで仕事が出来ないのはどの社会人もそうなのですが、チームの中でチームのために努力することが求められる営業事務の人は特に割り切りが必要になってきます。

逆を言えば、さまざまな営業社員とうまくやっていく能力を持っていれば、優秀な営業事務職として重宝され、マネジメント能力を持っていると認められて出世も間違いないことは確かでしょう。

まとめ

営業事務職は「営業は向かないから事務職になる」という安易な気持ちでは務まりません。

むしろ、営業社員を支えることに徹することが出来ないと務まらない仕事ですから、自分のことだけを考えていたりする人には向いていない仕事なのです。

だからこそ一般事務職にはない特有の仕事に対してやり甲斐や達成感を見いだせないと仕事へのモチベーションを維持できないですし、営業社員などの成果を自分のこととして喜べるだけのチームワークを理解できないと務まりません。

自分は決して表に出ないけれど、チームが良ければそれで良いと割り切りが出来て、人付き合いの常識を持っていないと務まらないのが営業事務職と心得ましょう。

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