事務職の志望動機の書き方のポイントをエージェントが徹底解説

事務職の志望動機

事務職への転職、志望動機の書き方は?

厚生労働省発表の職業別有効求人倍率(平成30年8月分)を見ると、事務系職種の有効求人倍率は未だ「0.49%」、一般事務に至っては「0.38%」と、求職者の人数に対し求人数が少ないという状況が続いています。

主な原因としては、パートや派遣などの非正規でも働きやすく、時間に融通を利かせやすいといった理由から、主婦をはじめとした多くの女性が、事務系の仕事を望むからです。

そんな狭き門を突破するためには、他の求職者との違いをしっかりとアピールしなければなりません。

ここでは、事務職の仕事内容や志望動機の書き方、自分のアピール方法についてご紹介します。

事務職の仕事とは?

事務職と聞いて、多くの方が「楽そう」「残業が無さそう」「誰にでもできそう」などといったイメージを持っているのではないでしょうか?

ですが、事務職というのは企業の縁の下の力持ちで、様々なスキルを求められる結構大変なお仕事です。

事務職の種類

事務職と一言で言っても、その職種の数は様々です。

例えば、求人広告などによく見られるのが「一般事務」や「OA事務」です。

その他にも「営業事務」「学校事務」「医療事務」「貿易事務」「法務事務」「経理事務」など、専門的な知識や能力が求められるものまであります。

一般事務やOA事務の仕事は、これら細分化された事務職の仕事をすべてカバーすることです。

つまり、「一般事務募集」と書かれている場合、「経理や営業、法務の事務もすべてできる事務員が欲しい」という意味になります。

大手企業など、多数の部署があれば事務職も細分化されますが、多くの事務委員を必要としない小さな企業の場合は、1人の事務員が全ての事務職を行うことになります。

事務職の仕事内容

事務職の種類によって、仕事内容に違いはありますが、ここでは一般事務が行わなければならない仕事内容についてご紹介します。

書類作成

社内外に向けた書類を作成します。作成される文書は全てビジネス文書です。

パソコンスキルが求められます

書類管理・ファイリング

作成した書類だけでなく、取引先企業など外部から来た書類もファイリングします。ファイリング検定といった能力検定もあります。

伝票入力・整理

見積り書や請求書、領収書などの作成や仕訳・管理なども行います入金・出金管理も行いますので、簡単な経理の知識を求められることもあります。

備品の管理・発注

文具だけでなく、蛍光灯やお茶の葉、掃除用の洗剤など多岐に渡って管理します。ほかの社員から、備品が無くなったと聞けば即座に手配をします。

勤怠管理

従業員のタイムカードなどの管理や、出退勤の入力、欠勤・有休などの管理も行います。月末になれば、それらのデータをまとめて給与計算に利用できるよう時間数などを計算します。

電話応対・メール応対・来客応対

日々かかってくる電話に出て、必要であれば担当者に引き継いだり、自分で内容を聞いたりと、その場で臨機応変に対応しなければなりません。

来客が来た場合も同様に、担当者に引き継いだり、自分が話を聞いたりなど適切な対応が求められます。

以上のことからも、一般事務が実は大変な仕事だということが解ります。

事務職に求められるスキル

コミュニケーション能力

電話応対や来客応対など、人と接する機会が多いことから、コミュニケーション能力を求められます。

企業の縁の下の力持ちとして、他の従業員のサポート的な役割でもある事務職ですので、当然、社内コミュニケーションも円滑に行えなければなりません。

ビジネスマナー

最低限のビジネスマナーが必要となります。

電話や来客応対など、社外の方と接することが多い事務職は、ビジネスマナーも求められます。

パソコンスキル

伝票入力などは、決められたフォームに数字などを打ち込むだけですので、それほど高いスキルを求められることはありません。

ビジネス文書の殆ども、定型フォームがあるので、文字を入力できれば問題ありません。

ですが、新しい文書の作成を求められたとき、フォームの作成から全て自分で行わなければならないので、WordやExcelの操作能力を求められることもあります。

臨機応変な対応

日々同じことの繰り返しではありません。その場の判断で行動しなければならないことは結構あります。

自分の知らない分野のスキルを求められることもあります。例えば、役所への申請書類を作成してほしいと言われた場合、これまで作成したことが無い書類であれば、自分で作成方法を調べたり、役所の担当者に書き方を聞いたりしながら仕事を勧めなければなりません。

スケジュール管理

大企業のように分業化されていない場合は、一般事務がすべての事務職の仕事をカバーします。そのため、毎月の提出書類の期限や経理書類の作成期限など、スケジュール管理能力が求められます。

正確性

どのような書類でも、間違いがあるとトラブルを引き起こしてしまいます。特に、社外に提出する書類の場合、その間違いから賠償問題や取引停止などといった大問題にも発展しかねません。

事務職の志望動機、何を書く?

どうしてこの会社を選んだのか?

多くの求人情報の中から、どうしてこの企業を選んだのか、明確に答えられますか?

恐らく、面接でも必ず聞かれることです。

何故企業側がそのような質問をするのかというと、応募書類の殆どに「事務の仕事がしたい」理由が書いてあるのに対し「この会社で働きたい」理由が書いていないからなのです。

製造や開発、設計などの専門職の場合には、希望職種に合わせて何故その企業で働きたいのか、理由がしっかりと書かれています。

ですが、事務系職種の場合、必ずと言っていいほど「この企業が良い」という理由が書かれていません。

応募者が多いと思われる事務職で、確実に採用されようと思うなら、「この企業で働きたい」理由を志望動機に書くことです。

そのためには、その企業がどのような仕事をしているとか、どのようなものを作っているといったことを、応募の前にしっかりと調べる必要があります。また、どのような人材を求めているのかも事前に知っておく必要があります。

求人情報からでは判らない事業内容を、HPなどを調べて理解しておきましょう。

【志望動機の良い例】

「御社のHPを拝見し、社会への取り組みに共感いたしました。私も、このような社会貢献が出来る企業で働きたいと思い、ご応募いたしました。」

「御社の社長の話に感銘を受け・・・」←実際に突っ込まれて聞かれないよう、下調べが必要です。

【志望動機の悪い例】

「家から近く、通いやすかったので」

「他社と比べて条件が良かったので」

どうして事務職なのか?

例えば、主婦の方が結婚前に事務の仕事をしていたのであれば、再就職で事務職を選ぶのも納得できます。

ですが、これまで全く違う仕事をしてきた方が事務職に転職するには、それだけの理由が必要となります。

前項で説明した通り、事務職は決して簡単な仕事ではありません。仕事の内容や求められるスキルを理解した上で、なぜ事務職を選択するのか、その理由を考える必要があります。

【志望動機の良い例】

「前職でも事務の仕事をしておりましたので、こちらの仕事でも自分の経験を活かせると思い、応募いたしました。

「前職では販売の仕事をしておりました。お客様の応対には自信があります。また、売上を上げるためにお店の仲間と協力して、Pop作りや商品レイアウトを考えて行ってまいりましたので、職場の方々と円滑にコミュニケーションをとることもできます。これらの経験は、十分に御社の仕事でも活かせるのではと思い、応募いたしました」

【志望動機の悪い例】

「年齢的に立ち仕事などが辛くなったので、デスクワークをしたいと思い・・・」

「就業経験のない私でもできそうだと思い・・・」

志望動機や自己PRで、何をアピールすればいいのか?

事務職の職務範囲や求められるスキルを、ネットなどで調べ、内容を把握した上で自分が持っているスキルと照らし合わせましょう。

今どきの事務職は、パソコン操作は必須です。「私、パソコンで文字が打てます」程度ではアピールになりません。

事務系職種の経験があっても、アピールの仕方で採用にならない

事務系の職種での経験は、大きなアピールポイントです。

ですが、「事務の仕事をしていました」だけでは、何が出来るのか判断が出来ません。

企業によって、一般事務の職務範囲が変わってきます。そのため、何をしてきたのか具体的に書く必要があります。

また、他にも事務経験者が応募していますので、その方々との違いをアピールしなければなりません。

パソコンスキルをアピールするなら?

応募書類をパソコンで作成するのも、アピール方法の1つです。

履歴書の作成はExcelの操作のアピールとして使用できますし、Wordで作成するなら、表作成のアピールにもなります。

職務経歴書はビジネス文書ですので、書き方さえ間違っていなければ文書作成能力のアピールにもなります。

特にExcelは、勤怠管理や請求書、見積書、スケジュール管理など多岐に渡って使用できるソフトです。

どの程度使えるのかをアピールできるのは、強みとなります。

事務職の経験が無くても、ExcelやWordを使えるのであれば、しっかりとそのスキルをアピールします。

コミュニケーション能力をアピールする

事務の仕事は企業内の縁の下の力持ちです。

他の従業員たちの仕事のサポートだけでなく、電話応対や来客応対など、社外の方との接点も意外と多く、コミュニケーション能力を求められる仕事です。

他人と上手くコミュニケーションをとれない人材では情報を上手に相手に伝えることが出来ず、仕事が滞ってしまいます。

事務経験が無くても、就業経験が無くても、アルバイトやサークルなど、多くの方と円滑なコミュニケーションをとることが出来るのであれば、十分なアピールポイントとなります。

専門知識や資格をアピールする

この企業の事務職に役に立つと思う資格や知識があるのなら、アピールします。

MOSや簿記はもちろんのこと、その企業の事業内容に役立つのなら、どんどんアピールしましょう。

主婦業の段取り力もアピールできる

育児に家事と毎日忙しい主婦の方の、家事の段取りは仕事の段取りに通じるところがあり、アピール方法さえ間違えなければ立派なスキルです。

毎日の家事は、掃除・洗濯・買い物・食事の支度・食事の後片付けと、多くの仕事を決められた時間内に1日のノルマとして行います。

そのため、毎日の経験から何をどの順番に行っていけば、時間短縮になるのかを理解してこなしているのが、専業主婦の方々です。段取り力が無ければこなすことが出来ません。

多くの仕事を同時進行で行っている事務職の方も、段取り力が求められる仕事です。

整理整頓、管理力

事務職は、毎日多種多様の書類作成や分類・管理を行っています。

整理整頓力、ファイリング力、管理力が求められます。

大学の授業の資料や研究資料などを、データでもペーパーでも管理・ファイリングが出来るのなら、アピールポイントとなります。

主婦の方も同じです。日々の買い物のレシートや送られてくる光熱費などの請求書、子供の学校の資料など、丁寧にファイリングして管理しているのであれば、それも立派なアピールポイントです。

前職で培ったスキルは事務職にも通じる

独身の頃の女性の仕事として多いのが、接客・販売です。洋服や化粧品など、扱う商品は違いますが行っている職務は殆ど変りません。

例えば、3年以上販売職で働いた経験があるのなら、在庫管理や売上管理の仕事など、接客以外の仕事も経験があるのではないでしょうか?

事務の仕事にも、備品の在庫管理や売上管理などの仕事があります。

また、バイトリーダーでアルバイトのシフト管理や新人教育を行った経験があるのなら、それも小さなマネジメントです。勤怠管理に役立てることが出来ます。

販売職は接客業でもあります。当然、コミュニケーション能力が必要ですし、ある程度の接客マナーも学んで身に付けています。

これらの経験も事務職で十分に生かすことが出来ます。

性格もアピールポイントになる

事務職で求められる性格は、

  • 明るく笑顔で人と接することが出来る
  • 真面目にコツコツと単純作業が出来る
  • 集中力がある
  • 気配り上手
  • 忙しくても冷静に対処できる

仕事とは関係ないように思える性格ですが、実は職種と性格は大きく関係しています。

人見知りが激しく、他人と接するのが怖いという方に営業や接客という仕事が向いていないように、事務職に向いている性格と向いていない性格があります。

条件も志望動機

前項で悪い例として書いた「家から近い」や「条件が良かった」という志望動機も、書き方によってはアピールになります。

事務職の場合、パート勤務での募集が多いのが実情です。そうすると、子供を育てながら働きたい主婦の方にとって、家が近くパートでの仕事というのはとても魅力的です。

企業側にとっても、家が近ければ交通費という経費がかからず実は助かるという事情もあり、お互いにとってメリットがあるのです。

「条件」も同様です。

所得ではなく、勤務時間や勤務日数ですが、午前中のみや夜勤など、ライフスタイルに合わせて仕事が出来る時間と、企業側が求めている勤務してほしい時間があっているのであれば、それもアピールできるポイントとなります。

夜や土日・祝日に働きたい方は少なく、ピンポイントで土日に働いてくれる方や夜に働いてくれる方は、企業側にとって、のどから手が欲しいほど貴重な人材と言えます。

自己PR文作成のための重要Point

自己PR文を作成するとき、以下の点に気を付けながら文章を作成してみましょう。

  • 他の応募者との差がつくようなアピール
  • これまでの経験が、どんな仕事に活かせるのか
  • 謙虚な姿勢
  • ソフト名の羅列ではなく、そのソフトで何が出来るかが重要
  • 持っている資格がどんな仕事に役立つのか
  • 具体的なエピソードで客観的な評価を盛り込む
  • 具体性のない内容はアピールのならない

これまでの人生経験は、あなたのスキルでありアピールポイントとなる

これまでに書いてきたように、「事務職の経験が無くて何もアピールできない。」「やる気だけしかアピールが出来ない。」ではなく、これまでの人生で培ってきたスキルも経験もアピールできる要素なのです。

狭き門を見事潜り抜けるために、

  1. 応募する企業について調べる
    • 応募する企業がどんな仕事をしているのか知らなければ、自分をアピールできません。
  2. 仕事内容について詳しく知る
    • 仕事内容も同じです。募集職種が行う仕事の範囲を理解していなければ、自分をアピールできません。
  3. 自分にできることを全て書きだす
    • そもそも自分を知らなければ自分をアピールすることは出来ません。
  4. 自分にできることの中から事務職に活かせるものをピックアップする
    • 仕事の範囲によって、活かせるスキルが違います。
  5. アピール方法を考える
    • 自分の持っているスキルや条件が、企業側にとってもメリットがあると思わせることが出来ればアピール成功です。
  6. 応募書類を作成する
    • 書類作成能力や、パソコンスキルをアピールする絶好のチャンスです。
  7. 自己PRや志望動機などを何度も精査する
    • 作成した自己PR文に間違いが無いか、問題はないか応募する前にしっかりと確認します。
  8. 応募する

最後に

事務職はどんな企業も必要とする大切な仕事です。

あなたのこれまでの経験を振り返り、しっかりアピールすることが出来れば、狭き門を突破できます。

最後に重要なのは、「この会社で働きたい!」という強い思いです。

意気込み・やる気もアピールできれば完璧です。

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