未経験から事務職に転職するにはどうしたらいい?転職のプロが徹底解説

未経験から事務職に転職する方法

事務職の求人の中には「未経験OK」と書かれているものもあります。事務職とは就職市場、転職市場ともに大変人気のある職種。

そんな人気のある事務職に応募する際、果たして本当に未経験でも採用されるのでしょうか。結論から言うと、事務職の経験がなくても採用される可能性はあります。

ただしそれは「企業が求めているスキルを持っている」ことが条件です。ここではその「スキル」が具体的にどのようなものなのかについて解説していきます。

未経験から事務職に転職したいと思っている方は、必見です。

事務職の仕事内容は多岐にわたる

まず、事務職が担当する業務内容について知っておきましょう。ひとくちに「事務職」とはいっても、何の事務を担当するかによって、仕事の内容は大きく変わります。

また、小さい企業などでは分野を超えてさまざまな事務を担当することもあります。

一般事務

一番ベーシックな事務職です。主な仕事内容は書類作成、電話応対、来客対応、備品管理などです。

営業部、総務部、人事部などの各部署に一般事務が置かれることが多いので、営業部の事務であれば営業に関する事務仕事全般、総務部であれば総務に関わるもの、人事部であれば人事に関わるもの、とそれぞれの部署の仕事のサポートを行うことになります。

営業事務

営業部に所属する事務職です。営業事務では、営業担当者のアシスタントとして、営業をサポートします。

見積書や請求書を作成したり、取引先との連絡調整などを行います。また、営業先のリサーチや顧客応対を任されることもあります。担当する営業担当者によって業務内容は異なります。

経理事務

企業などで、キャッシュフローにまつわる仕事を担当します。従業員の給与支払い、銀行振り込み、請求書の発行、小口現金出納、経費や旅費の精算、請求書発行、支払伝票事務など、業務内容はお金にまつわることです。

貿易事務

こちらは外資系企業や輸出業を行なっている企業に置かれている事務職です。輸出入に関わる書類を作成したり、通関の手続き、商品の受発注などが主な仕事です。

取引先の多くは海外になるので、英語など、語学力が必要です。

医療事務

一般企業ではなく、病院やクリニックでの事務職です。受付業務やクラーク業務、レセプト業務、電子カルテの入力や管理を行います。

総合病院では配属によって担当業務が異なりますが、小さなクリニックなどではすべての業務をひとりで担うこともあります。

事務職に未経験で転職する際の志望動機

事務職未経験で、事務の求人に応募した際、必ずと言っていいほど面接で聞かれるのが「どうして事務職を志望したのか」ということです。

ただ、事務職は業務内容が多岐にわたるため、はっきりと志望動機を述べづらい職種でもあります。募集要項を見ても応募要件が「パソコンの基本操作」のみだったり、仕事内容が「書類作成、電話応対、その他」になっていたりと、ほかの職種に応募するときのように、アピールしやすいポイントが見つけづらいのです。

そんなときは少し考え方を変えてみましょう。これまで働いてきた経験の中で、「事務職の人がいて助かったこと」を思い出してみるのです。

事務職ではない職種の人が「助かった」と実感したということは、事務職にはそれだけの価値があるということ。

これを「自分もあのときのように社員のみなさんをサポートしたい」という志望動機に置き換えれば良いのです。

応募先企業についてしっかりと研究する

事務職は、どの企業でもだいたい同じような業務を同じように担当すると思われがちですが、実は社風や社内の文化の影響を受けやすいという特徴があります。

そのため、しっかり企業研究をしておくと、選考を有利に進めることができます。

そのためにはまず企業理念や沿革をリサーチ、そして応募先企業がどのような考え方を大切にしているのかを確認します。

例えば伝統を重んじる社風の会社であれば、事務職にもこれまでと同じ仕事の仕方を踏襲することを求めるでしょう。

一方、新進気鋭の若い企業であれば、より効率的に仕事を進めていける事務職を求めているでしょう。志望動機を考える際や面接の準備の際にも、これを知っておくかどうかで結果は大きく変わってきます。

まずは企業ホームページをじっくりと読んでみましょう。難しく考えなくても、ホームページの文面や雰囲気だけでも、企業の雰囲気は伝わってくるものです。

事務職に活かせるスキル

事務職未経験の場合、これまでの仕事で培ってきた経験やスキルが活かせないとおもいがちです。しかしそれは誤解です。

これまでの職歴の中で接客や営業の経験があればコミュニケーション能力をアピールできますし、クリエイティブな仕事をしてきた人であればわかりやすい資料の作成ができることをアピールすることもできます。

特筆すべきスキルがない場合でも、電話応対や他部署の人と話すときに気を付けていたことなど、日常的な行動の中からも、事務職でも使えるスキルはあるはずです。

事務職の業務内容が多岐にわたっているがゆえに、ほかの職種で得たスキルも、どこかで必ず役に立つのです。どんな小さなことでもいいので、事務職に活かせそうなスキルを挙げてみましょう。

事務職に必要とされるスキル

事務職には特殊なスキルは必要ありません。しかし身につけておくと転職の際に有利になるスキルもあります。それは下記のようなスキルです。これらは面接の際にもアピールポイントとなります・

コミュニケーション能力

事務職は多くの部署や顧客と関わる仕事です。そのためどんなタイプの人とも円滑に話せるコミュニケーション能力があると役に立ちます。

前職で営業職や接客業など、人と接する仕事をしてきた人なら、自然と身についているスキルでしょう。

簿記、秘書検定、ITパスポート

職務の内容にもよりますが、簿記や秘書検定、ITパスポートなどの資格は事務の仕事にも生かすことができます。

もし業務に直接必要なさそうでも、こういった資格を持っているというだけで「勤勉な人」という印象を与えることもできます。

マイクロソフトオフィスツール

事務職はExcel、Wordといったマイクロソフトオフィスツールを使用して仕事をします。こういったツールは必ず使えるようにしておきましょう。

今の時代、事務職は表計算、プレゼン資料の作成、文書の作成ができて当たり前です。パワーポイントなども使えるとより良いです。

 経理事務なら日商簿記は必須

経理事務や会計処理を行う部署を希望しているのであれば、貸借対照表と損益計算書などを理解しておかなければいけません。

簿記の資格を持っていると、未経験でも有利に選考を進めることができるでしょう。簿記にも全商簿記や全経簿記などいくつかの種類がありますが、特に難易度の高い日商簿記の資格がおすすめです。

参考 日商簿記 - 簿記商工会議所の検定試験

企業によっては「日商簿記3級以上必須」という応募条件を設けているところもあります。つまり、日商簿記の3級以上を取得していれば未経験でも経理事務に転職しやすくなるということです。

貿易事務には高い語学力が必要

海外との取引や交渉を行う貿易事務の場合は、事務担当も外国と連絡を取ることになるので、英語の読み書き、英会話ができることが必須条件となります。

TOEICで800点以上のスコアがあると、資格としてアピールしやすいです。

参考 特集・スコア活用TOEIC Listening & Reading Test

もし上記のような資格やスキルを持っていない場合でも、事務職に転職することは可能です。ですがよりよい条件で転職したい場合や、自身のキャリアアップを考えているのであれば、勉強しておいて損はないでしょう。

また、入社後に研修や資格取得の手当を支給してくれる企業もあるので、こういった会社を選ぶのも一つの方法です。

未経験で事務職に転職する場合の自己PRの仕方

続いて、未経験で事務職に応募する際の自己PRをどのようにしたらいいか、具体例を用いて解説します。

他職種から事務職に転職する場合の自己PRの例文

これまで販売職として働いてきました。販売職では、さまざまなお客様に対応するスキルはもちろん、数値管理や伝票処理、在庫データベース入力などの事務処理能力を培ってきました。

特に事務処理においては、限られた時間内に効率良く仕事を進められるよう、優先順位を付けて処理を行なったほか、頻度の高いものは独自にテンプレートを作成するなど、工夫をしてきました。

こうしたスキルを活かし、貴社の事業拡大を支えていきたいと考えています。

POINT

前職では事務職をしていたわけではありませんが、独自に身につけた対人スキルや事務スキルをバランス良くアピールしました。

業務効率を高めるために実践してきた工夫を具体的に語ることで、対応力や業務スピードへの意識の高さを先方に伝えることができます。できるだけ具体的な内容を語れるようにしておくと良いでしょう。

バイト経験を生かした自己PRの文章

飲食店で1年間アルバイトを経験しました。後半の半年間では通常業務のほかに、新人スタッフの育成やシフト管理を任されていました。

お客さまに対する気配りや丁寧な応対を行うことと同時に、チームメンバーの動きにも目を行き届かせ、率先してフォローに回ることで店舗運営を支えるやりがいを感じていました。

業務外ではパソコンスキルを学ぶためスクールに通い、Word・Excelの基本スキルを身に付けています。そのため入社後は即戦力として働くことができるはずです。

今後もたゆまずスキルアップに励み、会社の成長になくてはならない存在を目指していきます。

POINT
事務職未経験、正社員未経験でも、アルバイトとしての経験から自己PRを作ることもできます。

対応力や気配り、ホスピタリティなどの資質をアピールしておくと有効です。また、事務スキルについてもパソコンスクールに通っていたことや、どれだけのスキルを持っているかなどを具体的に語ることができれば、仕事に対する意欲の裏付けにできます。

未経験の場合は、入社後の成長意欲をチェックされるので、「今後どうなりたいか」という点も自己PRに含んでおきましょう。

未経験で事務職に転職するなら、40代前半まで

事務職は基本的にデスクワークなので、ほかの業種と比べると、若さや体力はあまり求められません。そのため、未経験であっても40代前半までは正社員として採用されることがあります。

ただし、40代になると求められるスキルも多くなります。40代でアルバイトの経験しかなかった場合には、正社員採用のハードルは高くなるでしょう。

特に事務職は人気の職種なので、よほどのスキルがないと、若い応募者のほうが採用される傾向にあります。

そんなときは、正社員にこだわらず、パートや契約社員という雇用形態で転職したほうが有利かもしれません。

事務職に強い転職エージェント

事務職に転職したいのであれば、まずはたくさんの求人を見ることから始めましょう。事務職と言っても具体的な業務内容はさまざまですし、条件も異なります。

たくさんの求人を見ることによって、「自分が事務職としてどう働きたいか」が明確になります。

未経験から事務職に転職する場合は、どの求人が自分に合うのかがわからないかもしれません。そんなときは、転職の専門家である転職エージェントを利用しましょう。

数々の転職を成功させ、転職市場のリアルを知っているエージェントを挟むことで、自分にあった転職が可能になります。

まだ具体的に転職について考えられていないという方でも、気軽な気持ちで登録だけしておけば、転職の方向性が見えてくるかもしれません。

下記は、特におすすめの転職エージェントです。まずはこれらの中から、気になったものに登録してみてください。

DODA

DODA

事務系職種への転職に強いと言われている転職エージェントです。特に20代、30代の若手の求人に力を入れています。

未経験から事務職への転職に特別強いというわけではありませんが、業界大手の転職エージェントなので、十分な数の求人が掲載されています。

リクルートエージェント

リクルートエージェント

業界最大手の転職エージェントといえば、リクルートエージェントです。求人数もナンバー1です。幅広い選択肢の中から、自分にあった求人を探すことができるのが何よりも強みです。

ですが、最大手だけに利用している応募者が多く、サポートが追いつかないという実情もあるようです。事務職への転職は人気があるので、サポートがあればあるほど転職の成功率が高まります。

リクルートエージェントの場合は徹底したサポートというよりも、多くの求人を紹介、その中から受かりそうなものだけをおすすめしてくる、といった印象です。

リクルートエージェント リクルートエージェントの評判からみた特徴や弱点、登録方法を解説

こんな求人がおすすめ

転職エージェントなどの転職サービスに登録すると、たくさんの求人を見ることになります。その中から本当にいい条件の求人を見つけるには、コツがあります。

まず、いいなと思う条件の求人があれば、求人情報だけでなく企業の公式ホームページをチェックすることが大切です。

ホームページには「主な取引先」が記載されていることが多いのですが、ここに一部上場企業などの大手企業が掲載されていると、業績が安定していると言えるので安心です。

取引先が聞いたこともないような会社ばかりだったり、そもそも取引先が明記されていない場合は、業績が安定していない可能性があります。

また、公式ホームページから経営陣の氏名も確認しておきましょう。経営陣に同じ名字が並んでいると、その企業は家族経営のワンマン企業である可能性が高いです。

こういった企業では、働き方の改善提案や要望が通りにくいため、事務職としては働きにくいかもしれません。

おすすめできない求人

求人だけで、避けるべき企業がわかることもあります。まず、「20代を中心に、若手が活躍中!」といった元気なキャッチコピーを掲載している求人です。

一見、明るく楽しそうな雰囲気のように思えますが、健全な企業は基本的にどの年齢層の人もバランスよく在籍しています。

20代の若手が企業の中心になっているということは、ミドル層が辞めてしまう原因があるということです。

具体的には昇級率が悪い、残業が多くて体力がもたない、などです。さらに、いつも求人誌で見かける企業も避けたほうが無難です。

事務職はほかの職種と比べると離職率が低く、働きやすい職種です。ですから条件のよい企業の事務職求人はあっという間になくなってしまいます。

そんな中、いつも事務職を募集している企業というのは「すぐに人が辞めてしまう何かがある」ということです。

特に週刊の求人誌によく掲載されている事務職の求人は、かなり高い離職率が予想できます。いい企業で長く安定して働きたいという人には、おすすめできません。

まとめ

事務職は人気の職種で離職率も低いため、未経験者が転職するには狭き門です。とはいっても未経験者がまったく採用されない職種ではないので、これまでの経歴で培ってきたスキルをアピールし、それが企業の求めているものとマッチすれば十分に採用される可能性はあります。

もし自信がない場合は、まずは転職エージェントに登録してみてください。転職のプロから客観的にアドバイスしてもらうことで、本当に自分にあっている求人を知ることができますし、自分では意識していなかった事務職の適性に気づくこともできます。

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