一般事務への転職で有利になる資格を厳選して紹介

一般事務に有利な資格

一般事務は、ほぼすべての企業に設置されている職種です。それだけに多数の求人があるのですが、応募する人も多いため、採用試験は狭き門となっています。

もちろん派遣社員やパートとして一般事務で勤務することもできますが、どうせなら正社員として働きたいという人も多いでしょう。

一般事務では高い専門性を要求されないため、とくに資格がなくても採用されることもあります。とはいえ確実を期すなら、採用試験にのぞむ前に役に立つ資格をとっておいてもいいでしょう。

ここでは一般事務への就職活動が有利になる資格についての情報をまとめました。

一般事務はこんなお仕事

一般事務の業務内容をひと言でいえば、社内の全般的なデスクワークを担当することです。

内容はとても多様です。おもなものとしては、契約書や伝票の整理、データ入力、ファイリング、資料作成などが挙げられます。そのほかにも電話対応、来客対応、メール対応、郵便物の整理、発送業務なども一般事務で担当します。

一般的に、専門性の高い業務は一般事務ではあまり扱いません。高度なスキルはあるに越したことはありませんが、それよりもオールラウンドな能力をもっていることのほうがこの職種では求められます。

一般事務の就職で有利になる資格は何?

資格がとくになくても就職できるのが一般事務です。ただしもっていると、ほかの応募者よりも有利になりやすい資格はあります。

あるいは求人情報には明記されないものの、即戦力になりそうな、ハイスキルな人材を一般事務で求めている企業があるのも事実です。

就職活動が有利になる、あるいはもっていても決して損にならない資格について次にお伝えします。

簿記検定

もっていれば一般事務求人でも有利に働くのが、簿記検定の資格です。簿記を知らなくても一般事務の業務はできますが、知識があれば経理業務のお手伝いもできます。

簿記には3種類あります。日商簿記、全般簿記、全商簿記です。一般事務への就職を有利に進めるなら、もっともよく使われる日商簿記の検定資格をとっておくといいでしょう。

日商簿記4級は簡単に取得できますが、このレベルでは履歴書には書けません。これをアピールポイントにするなら、2級か3級を取得してから採用試験にのぞみましょう。

簿記検定の勉強は独学でもできる

簿記に関する参考書はたくさん出版されているため、その気になれば自宅で独学し、簿記検定に挑むことができます。勉強用と試験用に、12桁が表示できる電卓を購入する必要があります。

日商簿記2級はややむずかしいかもしれませんが、3級であれば独学でもパスできるでしょう。

万全を期すのであれば、スクールの簿記検定講座に通ったり通信教育を申し込むという方法もお勧めです。それなりの出費は必要ですが、2級の検定資格まで取得できれば、就職や転職のときにこれをまちがいなくアピールポイントにすることができます。

ITパスポート・MOS・パソコン検定・日商マスター

パソコンが使えることを効果的にアピールしたいなら、ITパスポート、MOS、パソコン検定、日商マスターなどの資格の取得をお勧めします。知名度の高いMOS(microsoft office specialist)の資格を書いておけば、採用担当者が履歴書に興味を示す可能性が高くなります。

こうした資格試験のための勉強をするうちに、パソコンスキルが上達するのはとてもよいことです。これらの技術は一般事務での業務でかならず役立ちます。メニューバーやショートカットが使えるようになるだけでも、業務の速度は格段にアップするでしょう。

できればエクセルとパワーポイントに関する上級資格もとっておくといいでしょう。エクセル表計算処理技能認定試験や、パワーポイントプレゼンテーション技能認定試験などがお勧めです。

パソコン関連の資格取得にはスクールがお勧め

パソコン関連の資格をめざすならスクールに通って学ぶほうがいいでしょう。独学で資格取得を成功させる人もいますが、教師に直接教えてもらうほうが早く理解できます。

ただしスクールの受講費はけっして安くないですし、通うためのまとまった時間が必要になることも事実です。こうした余裕がない人は、参考書を熟読しながら、オフィスの入ったパソコンを使って自分でスキルを習得することになります。

文書情報管理士

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が実施する、文書情報管理士という資格試験があります。国家試験ではありませんが、これをもっていると、書類の電子保存と管理に関して高度なスキルがあることを証明できます。

2001年から始まった認定資格制度で、いままでに12,000人が文書情報管理士の資格をすでに取得しています。1級から3級までありますが、一般事務の採用試験でアピールするには2級で十分でしょう。2級の合格率は約70%なので、こつこつと勉強をすれば取得することはむずかしくありません。

秘書検定

ビジネス系検定のひとつである秘書検定も、一般事務の就職をめざす人にとってはパスしておくと有利になります。基本的なビジネスマナー、スケジュール管理、ファイリングなど、一般事務の業務のなかで使えるスキルを、この検定のための勉強を通じて身につけることができるからです。

とくに大手総合商社など、顧客との連絡の多い会社で一般事務をめざすのであれば、この資格をもっていることは有利にはたらくでしょう。秘書検定を通じて習得したビジネススキルは、メール対応や電話対応の際の即戦力になるからです。

秘書検定には1級から3級まであります。上級であるに越したことはありませんが、履歴書でスキルをアピールするには2級でも大丈夫です。参考書を使って独学したり、通信教育を利用したりすることで2級はパスできます。

ビジネス文書検定

ビジネス文書検定は、財団法人実務技能検定協会が実施しています。独特のビジネス用語を習得し、正しいビジネス文書が作れるかどうかを判定する検定です。以前あったワープロ検定が統合されたもので、学生やビジネスマンにも人気の高い検定資格です。

この資格をもっていると、正確で礼儀正しいビジネス文書を作るスキルがあることを証明できます。

一般事務では、顧客向けに礼状や案内状などのビジネス文書を作る業務がたくさんあります。ビジネス文書検定をもっていれば、即戦力になりうる人材だと採用担当者が判断するかもしれません。

この検定は1級から3級までの段階があります。2級以上を取得しておけば、一般事務の採用試験で大きなアピールができるでしょう。

一般事務で働くうちにどんなスキルが習得できるのか

いまは一般事務で経験を積むけれど、いずれはステップアップして、ほかの職種にもチャレンジしたいという夢のある人もいるでしょう。オールラウンドな業務を担当する一般事務で働いていると、じつに多様なスキルが習得できます。それらをスキルアップすれば、事務職以外の職種へ転職できる可能性もあります。

パソコンの基本的なソフトは使えるようになりますし、エクセルの技術を磨けば、高度な事務処理能力を得ることも可能です。さらに簿記の知識があれば、いずれば経理分野に転職することもできるかもしれません。

また豊富なビジネススキルが習得できていれば、同じ一般事務であっても、より給与の高い企業へと転職する道もひらけるでしょう。

まとめ

一般事務で採用されるには、有利にはたらく資格をとっておくことが大切です。

もちろん資格なしでも内定を得ることはできます。ですが高倍率の採用試験を確実に勝ち抜くには、ほかの求職者にないスキルを身につけておく必要があります。

資格取得のための勉強は、採用後にも決して無駄にはなりません。将来の自分への投資として、時間と予算を使ってでも必要な資格をとっておくことをお勧めします。

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