転職面接を辞退する時のキャンセルメールの書き方を採用担当が解説

転職面接のキャンセルメール

転職活動をしていると、並行して複数の企業の選考をこなさなければいけないことが頻繁にあります。ですが面接の日時が重なってしまったり、現職の業務に都合がつかず面接を辞退せざるを得なくなることもあります。

その場合には企業に面接を辞退する旨をメールで連絡しなければいけませんが、このときどんな文面にすればいいか案外わかっていない方がいらっしゃいます。

相手に誠意を伝えつつ、面接を辞退するメールは、どのように送ればよいか、改めて確認しておきましょう。

面接を辞退するメリットとデメリット

面接は平均して一時間は必要です。転職活動中の社会人にとって一時間は決して短い時間ではありません。

滑り止めのような気持ちでなんとなく受けている企業もあると思いますが、強い希望がないのに無駄な面接に貴重な時間を使うのはもったいないです。

その一時間があれば他の企業の面接を受けることもできますし、説明会などに行くこともできます。選考に使わなくとも、面接準備や企業研究、自己分析のために時間を使うことも可能です。

転職活動を有意義に進めるためには、時として面接を辞退したほうが良いこともあります。既により志望度の高いほかの企業に内定しそうだというときも、わざわざ面接を受ける必要はないでしょう。

企業にとっても、本気ではない面接を行うことに意味はありません。自分のこと、相手先企業のこと、どちらのことを考えても、受ける気がない面接なら辞退してしまったほうがいいのです。

もちろん第一志望の企業の場合は、面接を辞退するという考えには至りません。ですがどうしても面接の日程が合わず辞退しなければいけないという場面に遭遇することもあります。

どんな事情があるにせよ、面接を辞退するということは持ち駒がひとつ減るということ。辞退してしまえばその企業の選考に再び挑戦することはできませんし、慎重に決めなければいけません。

第一志望の企業の面接なら、辞退するよりも何とか日時を変更してもらうなど、交渉してみてください。

面接辞退の連絡はメールで行う

なんとなく、大切な連絡は相手と直接話せる電話のほうが良いと思っている方もいらっしゃると思います。ですが面接を辞退する場合は、メールで連絡するのが望ましいとされています。

それは人事の担当者に確実に「辞退したい旨」が届けられるためです。人事は毎日たくさんの求職者に接しています。

日中は面接をしたり選考結果をまとめたりと、忙しい場合が多いです。もですから電話ではなかなか繋がらないことがあります。

何度も電話をかけ直すのも時間がもったいないですし、他の人に伝言を頼んでもきちんと伝えてくれる保証はありません。

その点メールであれば、人事担当者も手が空いた時にチェックできますし、効率良く連絡をとることができます。

また、メールという文面にすることで、伝えた内容を証拠として残すこともできます。万一行き違いや認識の違いがあったときにも、メールを見返せば内容が確認できるので安心です。

企業も優秀な人材を雇うために面接の時間を作っているので、それを辞退するということは時に思わぬトラブルを引き起こすこともあるので、メール文面に内容を残しておくというのは大切なことです。

また、電話でコミュニケーションをとることに緊張してしまう人も、間違いなく内容を伝えるという意味でメールを利用したほうが良いでしょう。

面接辞退のメールを送るときのコツ

面接という機会を作ってくれた企業に対して、辞退を申し出るのは気が引けますし、連絡するのが億劫になってしまうのは当然です。

しかし「どうせ受けないんだから関係ない」などといって、メールも電話もせず無断で面接をドタキャンしてはいけません。

社会人なら当然わかっていることだとは思いますが、稀にこういった方もいるのです。企業は面接のために社員のスケジュールや業務を調整しています。

ドタキャンは大変な迷惑をかけるので、絶対にしてはいけない行為です。「今後関わることはない」と思っていても、世間は以外と狭いもの。

のちのち関連会社の選考を受けることになったりするかもしれませんし、転職が成功したあとに仕事の取引相手として関わるようになったりすることも。

ひどいケースでは、「ドタキャンした」という悪い噂が転職市場に広まってしまうこともあります。転職エージェントなどを使っていた場合は、企業からクレームが入りますし、今後エージェントからよい求人を紹介してもらえなくなる可能性もあります。

連絡ひとつすれば済むことなので、誠実な対応をしてください。

もちろん面接辞退の連絡は、なるべく早くしましょう。あなたが面接を辞退することで、繰り上げ式に別の求職者が面接に呼んでもらえることもあります。

面接を辞退すると決めた時点で、すぐにメールで連絡を入れましょう。面接までに日数がある場合は、メールをするだけでOKです。

面接辞退メールの書き方

具体的に、どのような文面のメールを送ればよいかも見ていきましょう。まず、辞退の意思ははっきりと冒頭で伝えること。

回りくどい表現をしたメールや、理由から長々と書きつらねるメールは、読み手にストレスを与えます。まず簡潔に要点をまとめましょう。

日本人は遠回しな表現やどちらか判別しづらいニュアンスを好みがちですが、これはメールを読む側からしてみれば混乱するだけのこと。辞退なら辞退、とはっきり伝えるようにしましょう。

それに付随して、メールの件名からも内容が一目でわかるようにしておくとベストです。人事担当者は一日に何通ものメールを受け取っています。

大量のメールが届いている場合は、まず送信者名と件名を見て、重要度が高いと思ったものからチェックしていくことになります。

ですから本文を読まないと内容がわからないような件名では、相手に不親切です。件名に伝えたいことを記し本文で説明をする、という形でメールを書くようにしてください。

件名には名前も入れておくと、より親切でしょう。よく返信に返信を重ね、件名が内容に合っていない場合や「Re:」という文字がついてしまっていることがあります。

これではスルーされてしまいがちなので必ず件名は、「面接を辞退したいという連絡」という意味が伝わるように編集しましょう。

また、署名を入れることも忘れずに。面接辞退のメールに限らずですが、企業に送るメールは必ず署名を入れなければいけません。

すでに何通かやりとりをしているからメールアドレスだけで自分が誰であるかわかるだろう、などと思ってはいけません。

署名なしでメールを送るのは、ビジネスとしてはマナー違反です。人事担当者も複数の応募者とメールのやりとりをしていますし、それ以外の業務もあります。

ですから署名がないメールでは誰からのメールかわからなくなってしまうこともあります。メールソフトで簡単に署名は設定できるので、必ず自動で署名がつくようにしておきましょう。

送る際にはきちんと署名がついているかを確認することも大切です。

面接を辞退する理由は不要

面接を辞退することをどう伝えたらいいか迷ってしまうかもしれませんが、理由について細かく説明する必要はありません。

「一身上の都合により」などで問題ありません。実はそこまで志望度が高くなかった、もっと志望度の高い企業の面接が同じ日に入りそうなど、辞退にはさまざまな理由がありますが、それらを素直に述べる必要はありません。

ただし一時的な体調不良などで面接日にやむなく行けない場合は、辞退するのではなく理由を説明した上で日程の調整をお願いできないか交渉してください。

ただし面接日当日など急遽面接を辞退しなければいけなくなった場合は、メールではなく電話で直接話しましょう。

この場合はメールでは誠意が伝わりません。もし電話をしても人事担当者に繋がらなかった場合は、メールを送っておきましょう。メールには「お電話をさせていただきましたが、ご不在であったため失礼ながらメールにてご連絡させていただきました」と記載しておけば誠意が伝わるので安心です。

万一辞退する理由の詳細を聞かれた場合には「他社の内定が出た」と答えましょう。そうすれば人事担当者もすぐに納得してくれます。

企業側に変に期待をもたせたり、「もともと御社は第2志望だった」など失礼な発言をしないように気をつけてください。

「御社で働けるかわからなくなった」「自分は御社にとって必要な人材ではないかもしれない」といったような理由はNGです。

こう言われた企業側は、単に自信をなくしているだけだと思って、面接にくるよう説得しようとするかもしれません。

はっきり辞退したいと思っている場合は、企業側も「それなら仕方ない」と思える理由をつけましょう。とはいっても理由を企業側から聞かれない限りは、無理に詳しい辞退の理由や内容をメールで伝える必要はありません。

「内定が出た」と伝えると、どこの企業に内定が出たか詳しく教えるよう言われることもありますが、その場合は具体的な社名を伝える必要はありません。「○○業界です」という風に、業界や職種だけ伝える形で問題ありません。

なお、メールや電話をする場合にはその企業の営業時間内にしてください。営業時間内でも、始業後すぐや終業間際など忙しい時間帯は避けたほうがベターです。

内容はシンプルに、わかりやすくまとめる

もちろんメールの本文はわかりやすく書くことが前提です。あれこれと装飾語を並べる必要はありません。辞退するのが申し訳ないからといって下手にへりくだる必要もありません。

ですがわかりやすくシンプルにするといっても、数行で終わるような文面はNGです。辞退を選んでしまったことへの謝罪、面接まで選考に進めてくれたことへの感謝を盛り込んで、ある程度の分量は必要です。

かといって数百文字にもおよぶような長文メールは逆効果。長々と書かれたメールでは、言い訳をしているように見えてあまり感じがよくありません。目的にあった適切な分量にしてください。

メールだけで誠意が伝わったか不安な場合や、企業の担当者に親切にしてもらっていて感謝をしっかり伝えたい場合などは、メールのあとに電話を入れてもいいでしょう。

なお、面接の辞退を申し出たあとに再度選考を受けることはできません。ですからメールを送る前に、「本当に辞退していいのか」ということをしっかり考えておかなければいけません。

その後の転職活動がうまくいかず、「やっぱりあの会社で面接を受けたい」と思ってもあとの祭りです。後悔しないよう、意思決定は慎重に行うことをおすすめします。

面接辞退メールの書き方

実際にどのような文面でメールを送ったらいいか、例文も紹介しておきます。


件名:○月○日 面接辞退のご連絡:名前

○○株式会社 人事部

人事課長 ○○さま

平素よりお世話になっております。

先日、○次面接のご連絡をいただいた○○○○です。

その節は誠にありがとうございました。

○月○日〇時に貴社にて面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

身勝手なお願いとなり誠に恐縮ですが、何卒お許しをいただきたくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

————————————————————

○○○○

〒123-****

住所

電話番号

————————————————————


メール本文は、相手の名前や部署名を書いて「誰に宛てたメールか分かるようにする」こと。自分の氏名を名乗って「誰からのメールか分かるようにする」こと。

ぱっと見ただけで、誰からの連絡なのかわかるようにしておきましょう。そして続いて面接選考を辞退する旨とその理由を簡潔に述べ、謝罪。先にも述べましたが、辞退する理由は特に詳しいことを書かなくても大丈夫です。

最後に断り連絡の定型句を添えればOKでしょう。定型句ではありますが、この言葉があるかどうかだけで、印象も大きく変わります。

署名をつけることも忘れずに。だいたいこのような形でメールを送れば問題ないでしょう。

まとめ

転職活動をしていると、面接や選考を断らなければいけない場面が出てきます。その場合は、面接をキャンセルすると決めた時点で、先方に連絡をいれるようにしましょう。

面接当日までに日数がある場合はメールで、前日など急な事態の場合は電話での連絡が基本です。メールも失礼のないように注意しつつ、シンプルな内容でまとめてください。

せっかく採用のために面接の機会を用意してくれた企業ですから、感謝と謝罪を忘れずに丁寧な対応を心がけてください。それが社会人としてのマナーです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。