総務に有利な資格・スキルには何がある?取得したいスキル一覧と求められるスキル

総務に有利な資格とスキル

総務や人事の仕事というのは、業務範囲が広範囲に渡ります。社員の採用から労務管理まで、人に関わることですから、責任が重いのも特徴です。そのため、さまざまな資格やスキルが必要とされています。

必要とされる資格は、最近ではマイナンバーといった新制度に対して知識を問われる資格や、メンタルヘルスケアができる能力を問われる資格もあります。

今回は、総務や人事を担当している人が、取得しておくと役に立つおすすめの資格を厳選して紹介していきます。

総務に有利な資格・スキルとは?

総務に必須の資格は存在しない

総務として働く上で、必須となる資格は存在しません。

しかし、業務範囲が広いのが総務の特徴です。庶務・事務・労務・人事といったさまざまな知識や資格があれば、活躍の場が広がったり、ステップアップのきっかけともなるでしょう。

総務で役立つ資格とは?

総務として働く上で、資格は必須ではありませんが、役に立つ資格は存在します。

以下にご紹介するような資格を取得しておけば、自分の業務に対しての理解が深まったり、効率化に繋がったり、モチベーションのアップにもなるでしょう。

ビジネスキャリア検定

職務を遂行する際に必要とされる実務能力を判定する検定です。

複数の区分に分けて実施されています。総務には「総務」区分があり、組織の機能や企業の社会的責任(CSR)、文書の管理方法やオフィスの環境整備に関することまで、まさに総務が担当する業務内容についての知識が幅広く問われます。

衛生管理者

労働安全衛生法で定められている、国家資格となります。

常時50人以上が働いている事業所では、衛生管理者の専任が義務付けられています(一部の業種は除く)。

従業員の労務管理に関する資格であり、総務が担当する分野の一つでもあります。労務管理や環境を整えるために重要な資格でもありますから、総務に配属されたら資格を取得するよう奨励する企業も数多くあります。

マイナンバー実務検定(2級)

2016年1月より開始されたマイナンバーに関する知識を問われる資格です。マイナンバー制度はまだ始まったばかりで、制度に対する理解が少ない人が多いです。

そのため、しっかりとした知識をもった人材は、高く評価されることでしょう。企業で活用したいと考えるなら、最低でも2級は取得しておきましょう。

中小企業診断士(経営)

キャリアが長くなってくると、経営にも直接関わる機会が増えてくるのが、総務という仕事です。コンサルティング力が問われることもあります。

そんなときにおすすめなのが、中小企業診断士です。コンサルティング能力を鍛えることができます。

国家資格で評価も高い資格ではありますが、合格率が例年3割程度と低いです。難易度が高いので、通信講座などを上手に活用するのがベストです。

メンタルヘルス・マネジメント検定

従業員の心の病を未然に防ぎ、健康を増進するのが目的とした資格です。

知識や態度の理解・習得をすることにより、仕事で悩んでいる社員へカウンセリングしたり、メンタルヘルスケア人材の育成をすることができます。

現在ではメンタルヘルスを導入する企業が増えています。人事労務管理をする総務としては、是非取得しておきたい資格であります。

人事総務検定

キャリアアップはしたいんだけど、勉強にしっかりと時間を割くことができない、というあなたにピッタリなのが、「人事総務検定」です。

社会保険労務士と同様に、人事や労務管理に関する知識を習得することができます。さらにこの資格は、認定講座を終了するだけで資格取得できるので、とても手軽です(ただし2級まで)。

また資格取得後は、一般法人の人事総務スキルアップ検定協会に会員登録すれば、研修会やイベントに参加することもできますよ。

情報処理技術者

経済産業省が、情報処理技術者としての知識や技術の水準が、ある一定以上であることを証明する国家試験の総称です。

IT系において唯一の国家資格であり、重宝される資格でもあります。

データベースの管理やホームページの運用、情報セキュリティの整備など、ITに関する分野も総務が担当することもありますから、持っていて損はない資格だと言えます。

総務に求められるスキルとは

総務で求められるスキルは、会社で担当することになる業務によって異なります。

たとえば、株主総会の運営を任されたのなら法務関係の知識が必要となります。人事に関する業務なら、労務規定に関する知識が必要となります。

以下では、上記のような偏った知識は別として、一般的な総務で働く上で役に立つであろうスキルをご紹介していきます。

事務(タスク)処理能力

多くの業務をこなしていきますから、仕事に優先順位をつけながら行う必要があります。

これらを処理できる事務能力は、重宝されるスキルであると言えるでしょう。特に締切や約束の日時をきちんと把握し、守ることができれば完璧です。

PCスキル

ワードやエクセルといった代表的なオフィスソフトの基本は知っておくべきでしょう。

他にも、共有プリンタやファイルサーバといった、社内のネットワークの保守管理に関する知識もあると便利です。他の社員からサーバに関する質問があった時に、答えられる程度の知識があれば、尚良いでしょう。

コミュニケーション能力

総務の仕事での主な仕事相手は、社内の人間です。現場の人たちからの声を直接聞いて、労務に関するトラブルに当たることもあります。

場合によっては、経営陣と現場との橋渡し的な役割となり、上手にコミュニケーションを取る必要性もあるでしょう。

そのためにも、社内の人たちと良好な関係を維持しながら、上手にコミュニケーションをすることが大切なのです。

気配りが自然とできる人

上記のように社内の人たちとコミュニケーションを取ることも重要ですが、総務は社外の人とも関わりがあります。

重要なお客様が来社された際などに、丁寧なお茶出しや挨拶・対応が出来なければなりません。さらに細かな気配りができれば、さらに好印象にも繋がります。

細かな気配りや他人への配慮が普段から自然とできる人なら、まさに適職だと言えます。

臨機応変力

総務の事務では、臨機応変な対応を求められる機会が多いです。人事や労務など、他の部署が担当していないような多種多様な仕事が日々舞い込んできます。

社内ルールで規定されていないような曖昧なトラブルも発生することがありますから、そうした問題に自分で適切な対応をしなければならないのです。

たとえば、オフィス移転業務といった仕事があります。オフィスの移転は、社内で厳格に定められているところは少ないでしょう。

また、引っ越しの手順や流れを、総務が担当することになると思います。社員のデスクやパソコンの運送や手配、所在地の変更手続き、取引先に対して移転の案内といった、さまざまな手配や調整をしなければなりません。

これらをすべて引き受け、効率良く作業するのが、総務事務の仕事です。ですから、ルーチンワークのような一定の仕事しか望まない人は、総務の仕事に向いていないでしょう。

総務としてスキルアップするためには?

上記では、主に総務に求められるスキルや資格などについてご紹介しました。しかし、せっかく総務に就いたのなら、もっと成長していきたいと思いませんか?

そんなときに重要なのが、「自分の働き次第で組織が変革できる」という自覚を持つことです。

備品やオフィス設備の管理をするときも、経理の仕事を兼任するときも、総務は会社に間接的ながらも関わっています。

また他の部署との連携も多く、そこで抱えている業務課題にも気づきやすい、という強みも持っています。さらに社内規定の策定や運用といった、会社にとって重要な部分の仕事に関わることもあります。

あなたがその課題に気づき、社内規定の改善案を提出することができれば、きっと会社にとって大きな貢献ができることでしょう。

社内規定の改善、というと大事に聞こえるかもしれませんが、そこまで大きな変革をしなくても大丈夫。小さなことでも構わないのです。

たとえば、オフィスの冬場の乾燥がひどく、社員の体調が崩れやすくなっていたり、乾燥によって社員が仕事に集中しづらい、といった課題を見つけたとします。

そんなときは、オフィスに加湿器を設置できるように手配してあげましょう。そうすれば乾燥問題に対処でき、他の社員から感謝もされるでしょう。

このように、総務は自ら課題解決に向けて、自主的に動いていくことが重要となるのです。

まとめ

総務という仕事は、担当する範囲が非常に広い職種です。そのため、多くの資格を所有していれば、仕事がはかどったり優位になることは間違いないでしょう。

資格を選ぶ際に重要なのは、自分の今の仕事内容にマッチしているか・キャリアプランに合った選択であるか、確認することです。
また、仕事と勉強を両立できるか、費用が無理なく捻出できるかも大切です。

是非、資格取得などをきっかけとして、総務としてのキャリアップを目指していきましょう。

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