総務に向いている人ってどんな人?総務に向いている人・向いていない人の特徴と適性を解説

総務に向いている人の特徴

総務事務(以下、総務)で働きたいと思ったとき、「果たして自分に向いているのだろうか?」と気になりますよね。
適性があるのか知ってから、働くかどうかを判断したいですよね。

そこで今回は、総務に向いている人の特徴をご紹介していきます。是非参考にして、自分に適性があるのかどうか、判断する材料にしてみてくださいね。

総務に向いている人に共通する特徴とは?

総に向いている人は、以下のような特徴があります。自分に当てはまるかどうか、検討してみてください。

総務に向いている人①裏方として人の役に立つのが好き

総務という仕事は、裏方に徹した仕事であると言えます。組織や社員が円滑になるように、あまり目立つことなく仕事をこなしていきます。具体的には、

  • 事務用品や備品の調達、管理
  • 株主総会などの社内イベントの企画、運営
  • 福利厚生の手続き
  • 社内外の冠婚葬祭の手続き

主に事務作業をメインとしながらも、いわゆる「社内のなんでも屋」として活動していくのです。

雑務をこなしているように見られがちですが、社員が円滑に仕事に励めるように重要な業務であることに間違いありません。

裏方作業がメインですが、目に見えない形で、人の役に立っています。そこにやりがいを感じられる人は、総務に向いているといえるでしょう。

総務に向いている人②人の役に立つことにやりがいを感じる

総務という仕事は、社員や会社をサポートしていくのがメインです。
人の役に立つことで幸福を感じやすいのなら、あなたは総務の仕事に向いています。

総務自体の仕事は、実績や成果が見えにくいです。会社や社員のことを思いながら、仕事がしやすい環境を整えるのが主だからです。ですから、人のため、会社のために働くことに対してやりがいを感じられなければ、総務は務まらないと言えます。

総務の仕事で成果を出そうとして自分本位の仕事をしてしまえば、本来の総務の目的とずれてしまうでしょう。

あくまでも社員や会社の裏方として、サポートしていくのがメインなのですから、そのうち「何のために努力しているのだろう」と疑問に思ってしまうかもしれません。

人の役に立つためにサポートするのが好きな人なら、適職だと言えます。

総務に向いている人③広い視野で物事を同時進行できる人

総務の仕事はとても業務範囲が広いです。そのため、物事を同時に進められるような能力が必要となります。

たとえば営業ならば、ノルマを達成させることを第一優先し、営業活動に専念できると思います。しかし総務の場合は、組織全体を見ながら仕事をこなしていきます。全体を把握しながら業務をこなしていくので、広い視野を持って周囲の状況の変化に気を配りながら、幅広い作業をこなすことが多いのです。

ですから、一点集中型で作業するよりも、並行でいろいろな作業ができる人のほうが、総務の仕事に向いています。

総務に向いている人④人付き合いが良い

総務は社員との距離が近い位置にいます。そのため、社内の人たちと上手に付き合っていく能力も大事となります。

たとえば社内イベントの企画や運営に関して、他の社員から意見を募ったり、運営の手伝いを頼むこともあるでしょう。そんな時に社員との距離が近ければ、いろいろな意見が集めやすかったり、協力者も募りやすいでしょう。

はたから見れば目立ちにくい部署ではありますが、だからこそ積極的に社員と関わっていく姿勢も大切なのです。

総務に向いている人⑤協調性がある

上記で述べたように、総務は社員との距離感が大切です。そのため、協調性がある人も、総務では重宝されるでしょう。

他の部署で「自分主体」の働き方ができていたとしても、総務では通用しません。人材を扱うといった、数値では見えにくい仕事なのですから、他人と協調性を持って仕事に取り組まなければ、難しいでしょう。

協調性には、以下の基本的なスキルが必須です。

  • 礼儀やマナーを身に付けている
  • 気配りや気遣いができる
  • 他人の立場になって考えられる

自分にはどのようなスキルがあるのか、見直してみるのもいいでしょう。

総務に向いている人⑥守秘義務を守れる

中小企業であれば、総務が人事の仕事を兼任することも多いでしょう。

プライバシーに関わることですから、知り得た個人情報や社内情報を外部に漏らしてはなりません。たとえば、人事異動の内示、個人の成績など。

口が軽く、すぐに人に秘密を漏らしてしまうような口の軽い人は、総務の仕事には向いていないでしょう。

総務に向いている人⑦トラブル回避が上手な人

総務は、社員とのコミュニケーション能力が重要となります。

人との交流が多いですから、ときにはトラブルに発展するかもしれません。そうした問題にもきちんと対処できる人でないと、総務の仕事は務まらない、とも言えるでしょう。

総務に向いている人⑧危機管理能力がある

会社を俯瞰しながら仕事をすることが多い総務は、問題に対処する危機管理能力が問われます。

危機管理能力があれば、社員のミスや問題にも的確なアドバイスを施すことができます。そのためにも、「こうした問題が発生したらどうすればいいのか」「どういった行動を取ると問題が起こりやすいのか」といったことを把握しておく必要があるのです。それが危機管理能力です。

総務は多くの案件や仕事が舞い込みます。ときには社内の問題対処にも関わることにもなるでしょう。普段から危機管理能力を持って業務に取り組んでいれば、いち早く気づいて、行動することもできます。

総務に向いている人⑨臨機応変に対応できる

総務は決まった仕事だけではありません。ときには予想もしないような仕事が舞い込んでくることもあるのです。

こうした突然の問題にも対処できる臨機応変能力があれば、貴重な人材として重宝されることは間違いありません。

総務に向いている人⑩あきらめない人

どんな仕事がきたとしても、諦めず、粘り強く続けることができるなら、その人は総務の仕事に向いています。

なぜなら総務は、上記で述べたように、決まった仕事ばかりではないからです。飽きやすい人、すぐに放棄してしまう人は、向いていないとも言えるでしょう。

総務に向いていない人とは

総務の特徴として、

  • 幅広い業務をこなす
  • 同時に多くの仕事をこなす
  • 社内の人と上手くコミュニケーションを取る
  • 組織全体を俯瞰して仕事をする

があります。

これらに苦手意識があるなら、総務の仕事は残念ながら向いていないと言えます。

とはいえ、総務の仕事は深い専門知識を問われるものではありません。

法律に関することも多少はあるかもしれませんが、経験の浅いうちからいきなり任せることは少ないです。一つずつ着実に仕事を覚えながら、専門的なことも任せるようになりますから、すぐにオールマイティな作業を覚える必要はありません。

しかし業務範囲が非常に広いですから、ある程度器用にこなせる人は総務にとって貴重な人材となれるでしょう。

まとめ

どの仕事においても、完璧な人材は存在しません。一人ひとりが適性を持ち合わせて、それが組織として機能するのが通常なのです。

スキルアップを目指すのなら、新しい仕事にチャレンジし、さまざまな適性を身に付けていく必要があります。

総務は人気が高く、求人ではすぐに埋まりやすいほど。もしもこの記事を参考にして、自分に適職だと思えたのなら、しっかりと対策をして採用試験に臨んでいくといいでしょう!

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